Puheenjohtajan kokousvaltakirja

valita kokouksessanne edustajat ,jotka edustavat yhdistystänne, vaikka ei säännöissänne sitä mainita.
Tehkää siitä pykälä pöytäkirjaanne, ja siitä ote mukaan, kun lähtee eteenpäin edustamaan.
Kaikkein selkeintä on, kun on mustaa valkoisella.

Se, että on nimekirjoitusoikeus yhdistyksen puolesta ei tarkoita, että se olisi kaikissa paikoissa automaattisesti.

Kokousedustajalta voidaan esim. edellyttää valtakirjaa aina ja kaikissa tapauksissa ja niin yleensä kaikissa vähäkin isommissa yhdistyksissa/liitoissa menetellään.

Tämä siksi, että yhdistyksellä on mahdollisuus valtuuttaa kuka tahansa käyttämään yhdistyksen ääntä. Se ei ole sidottu puheenjohtajuuteen. Vrt. Yhdistyksen puheenjohtaja nimenkirjoitusoikeuden perusteella ilmoittaa olevansa yhdistyksen edustaja kokouksessa ja samaten joku jäsenistä lyö valtakirjan pöytään. Kumpi silloin käyttää äänioikeutta???

Tässä asiassa voi auttaa asioiden jopa lapsellinen konkretisointi: nimenkirjoitusoikeus tarkoittaa leimasinta, jossa on yhdistyksen nimi ja joka annetaan tarvittaessa eri luottamushenkilöille. Tällä leimasimella vahvistetut asiakirjat ovat yhdistystä sitovia. Edustusoikeus taasen on purppuraviitta, joka annetaan sellaiselle henkilölle, jolla on oikeus puhua yhdistyksen suulla ja tehdä päätöksiä yhdistyksen puolesta. Kyseessä ovat kaksi hieman eri asiaa.

Yhdistyslain ja useimmiten sääntöjenkin mukaan yhdistyksen (siis hallituksen) puheenjohtajalla on nimenkirjoitusoikeus (leimasin) suoraan, mutta lakisääteinen edustusoikeus kuuluu koko hallitukselle yhdessä. Se, kenelle yksittäiselle henkilölle "purppuraviitta" annetaan lainaksi, pitää päättää muodollisesti joko yhdistyksen kokouksessa tai hallituksen kokouksessa, ja tästä päätöksestä annetaan todistus (valtakirja) vahvistettuna "leimasimella".