Varapuheenjohtaja sihteerinä?

Itse olin pj ja sihteeri samaan aikaan eikä mistään suunnalta tullut valituksia.

Ei se silti ole välttämättä laillista yhdistyslain mukaan.

Voiko joku antaa oikean juridisen vastauksen?

Eikö kukaan tiedä tosiaan?

Voi. Vaikka puheenjohtaja voi olla sihteeri. Toki jos on nimenkirjoitusoikeus, niin voi kirjoittaa vain kerran. Kokouksen minimi on 3 henkilöä. PJ vastaa pöytäkirjan tekemisestä ja kaksi muuta tarkastaa.
Tämä on pätevä vastaus.

Sihteeri on hallituksen puheenjohtajan teknillinen avustaja.

Tässä tuli jo päteviä vastauksia. Itse olen 7 yhdistyksen hallituksessa, kahdessa puheenjohtaja. Kannattaa käydä joku yhdistystoiminnan kurssi jos ei viitsi nettisivuilta opiskella.

Hallituksen puheenjohtaja on käytännössä se, joka hoitaa juoksevia asioita. Hänen avukseen voi hallitus palkata toiminnanjohtajan, sihteerin jne, jos hommia on paljon. Hallituksen puheenjohtajan valitsee yhdistyksen kokous, samoin hänelle varapuheenjohtajan. Lisäksi yhdistyksen kokous valitsee hallituksen jäsenet ja heidän varansa, joko jokaiselle oman tai 3 yleis-varajäsentä, miten itse kunkin yhdistyksen säännöissä on päätetty.

Lain mukaan pöytäkirja pitää tehdä vain yhdistyksen kokouksesta. Käytännössä juuri valtuutusten, rahoittajien, avustusten antajien ym takia on pidettävä kirjaa myös hallituksen kokousten päätöksistä. Pöytäkirjasta vastaa kaikissa kokouksissa, olipa se hallituksen kokous tai yhdistyksen kokous, puheenjohtaja. Puheenjohtaja voi kutsua avukseen sihteerin.

Nykyään usein hallitus valitsee kokouksessa sihteerin, mutta jos tiukka paikka tulee, puheenjohtaja kävellä muun hallituksen yli ja ilmoittaa tekevänsä pöytäkirjan itse koska siitä itse vastaa. Puheenjohtajan ei siis ole pakko hyväksyä hallituksen esittämää sihteeriä.

Sen sijaan hallitus valitsee kokouksessa kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja nämä valvovat, että pöytäkirja on kokouksen kulun mukainen. Sama juttu myös yhdistyksen kokouksessa. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittavan on siis hyvä tehdä myös omia muistiinpanoja. Olette ehkä huomanneet että puheenjohtajatkin tekevät muistiinpanoja, vaikka sihteeri olisi valittu. On minutkin pelastaneet omat muistiinpanot pari kertaa, kun sihteeri kirjoitteli mitä sattui.

Yhdistyksen hallinto-kursseilla on onneksi yleensä aina puheenjohtajan velvollisuudet ja oikeudet - osiot, joissa kerrotaan mitä puheenjohtajan kuuluu tehdä. Siihen ei kannata tittelin takia suostua, ellei hommaa todellakin tiedä hallitsevansa. Kaikesta huolimatta mukavaa hommaa, kunhan valmistelu-selvittely-hommat jakaa hallituksen jäsenille tasan, ei itse tarvitse kaikkea raataa.

Puheenjohtaja ei voi kutsua sihteeriä, jos sen valinta on säännöissä.

Pöytäkirjantarkastajia ei tarvita, jos pöytäkirja tarkastetaan heti tai seuraavassa kokouksessa.

Uusi tieto oli, että kokouksen pöytäkirjan voi tarkistaa ja allekirjoittaa yhteisesti kokouksen lopussa.
Se edellyttää läppäriä, jolla sihteeri kirjoittaa kokouksen kulun suoraan lopulliseen asuun. Sitten tarvitaan tulostin.
Onko näin?

Kyllä, mutta... Ei välttämättä läppäriä, pöytäkonekin käy. Mutta tulostin myös, ellei ole sovittu ja käytössä luotettava sähköinen hyväksyntä.