Yhtiökokous ei voi alkaa vielä klo 17:00

Lyhennä jorinoitasi.

Anonyymi kirjoitti:

Lyhennä jorinoitasi.

Kello 18 on oikea aika.

"Aika moni pystyy myös käymään kesken työpäivän hammaslääkärissä, kampaajalla tai muita vastaavia omia asioita hoitamassa."

Ei todellakaan kaikissa hommissa, tietysti jos on konttoriväkeä etätöissä niin onnistuu vaikka päiväkahvit pihalla.

Esimerkiksi: tilinpäätös valmistuu yleensä helmikuussa ja hallituksen on käsiteltävä se ja lähettävä kokouskutsut nopeasti, koska yhtiökokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä. Tällöin ei esimerkkitapauksessa jää paljoakaan aikaa koska kutsut saa lähettää aikaisintaa neljää viikkoa ennen ja viimeistään yhtä viikkpoa ennen kokousta.

Tuollaiset 2-3 kuukautta ennen ilmoitetut yhtiökokoukset ovat siis lähinnä utopiaa.

Anonyymi kirjoitti:

"Aika moni pystyy myös käymään kesken työpäivän hammaslääkärissä, kampaajalla tai muita vastaavia omia asioita hoitamassa."

Ei todellakaan kaikissa hommissa, tietysti jos on konttoriväkeä etätöissä niin onnistuu vaikka päiväkahvit pihalla.

Esimerkiksi: tilinpäätös valmistuu yleensä helmikuussa ja hallituksen on käsiteltävä se ja lähettävä kokouskutsut nopeasti, koska yhtiökokous on pidettävä huhtikuun loppuun mennessä. Tällöin ei esimerkkitapauksessa jää paljoakaan aikaa koska kutsut saa lähettää aikaisintaa neljää viikkoa ennen ja viimeistään yhtä viikkpoa ennen kokousta.

Tuollaiset 2-3 kuukautta ennen ilmoitetut yhtiökokoukset ovat siis lähinnä utopiaa.

Lue lisää

Ei todellakaan ole utopiaa vaan kaukonäköistä suunnittelua. Mikäli taloyhtiötä johdetaan ammattimaisesti, jo syksyllä hallituksen kokouksessa voidaan päättää tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen ajankohta huomioiden seuraavat asiat:

- Tilinpäätöksen valmistumisaikataulu, joka tavallisesti sovitaan isännöintiyrityksen sisällä. Tämäkin tehdään hyvää isännöintipalvelua tarjoavissa yrityksissä jo syys-lokakuussa edellisvuonna. Eli milloin valmistuu kirjanpitäjän osuus ja minkä ajan isännöitsijä tarvitsee toimintakertomuksen laatimiseen ja tilinpäätöksen viimeistelyyn.
- Hallituksen kokouskutsu tilinpäätösasiakirjoineen valmiiksi riittävästi (min 3 päivää) ennen kokousta, jotta hallituksella aika tutustua ennalta asiakirjoihin.
- Tilintarkastuksen järjestäminen ja tilintarkastajalle varattava aika, tilintarkastukselle varattava vähintään 2 viikkoa aikaa järjestelyjen vaatima aika.
- Yhtiökokouskutsulle lakisääteisesti varattava vähintään 2 viikon määräaika.

Kun varaat jokaiseen noihin hieman ylimääräistä aikaa, niin ei mikään ongelma. Esimerkkinä Asunto Oy Mallitalo, tilinpäätös valmistuu viikolla 3/2021 kirjanpitäjän osuudelta, isännöitsijä viimeistelee tilinpäätöksen ja lähettää hallitukselle viikolla 4/2021. Hallituksen kokous pidetään viikolla 5/2021, jonka jälkeen tilinpäätös tilintarkastajalle. Tilintarkastus valmis viimeistään viikolla 8/2021 ---> yhtiökokous sovitaan pidettäväksi viikolla 11/2021 (15.3.2021 alkava viikko). Ei mikään ongema päättää yhtiökokouksen päivämäärää jo marraskuussa 2020 pidettävässä hallituksen tilikauden 2020 viimeisessä kokouksessa.

Ja tuo yllä oleva kuvitteellinen esimerkki, aikamuodot ovat jo menneisyydessä, mutta ymmärtänet pointin siitä, että ennalta suunnittelemalla ja aikatauluttamalla ei mitään ongelmaa päättää yhtiökokouksen päivämäärää jo tuossa esimerkissä 4 kuukautta ennen yhtiökokouksen ajankohtaa ---> osakastiedote ALUSTAVASTA yhtiökokousajankohdasta esim. 17.3.2021 klo 8.00 alkaen Mallitalon kerhohuoneella.

Tottakai on mahdollista, että tulee jotain muutoksia tuohon. Ennalta arvaamaton vesivahinko, talousarvio täysin uusiksi, korona tai muu pandemia tms.

Kyse on enemmänkin siitä, että taloyhtiön johtamisen tulisi olla proaktiivista eikä reaktiivista. Seuraavan vuoden suuremmat korjaukset tulisi suunnitella ja kilpailutus käynnistää jo edellisen vuoden puolella. Tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen ajankohta tulisi sopia jo edellisen tilikauden kokouksissa ja vastaavasti loppuvuoden kokouspäivämäärät tulisi sopia varsinaisen yhtiökokouksen jälkeisessä hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Tähän ei valitettavasti monessakaan taloyhtiössä pystytä. Olisi helppo syyttää siitä vain "huonoa tai keskinkertaista isännöitsijää", mutta ihan yhtä lailla syytä on myös hallitusten jäsenissä, "ei voida sopia vielä 4kk päähän kokouksia". Mutta tuo on suunta, johon tulisi pyrkiä samoin kuin kokousten ajankohdan osalta toimistoajalle.

Ja ei, jokaisessa ammatissa ei pysty sopimaan omia menoja "toimistoajalle", mutta ihan yhtä lailla poliisit, palomiehet, hoitohenkilökunta ja monet muut joutuvat työskentelemään iltaisin ja öisin, eivätkä pysty osallistumaan klo 18 tai klo 19 alkavaan kokoukseen.

Anonyymi kirjoitti:

Ei todellakaan ole utopiaa vaan kaukonäköistä suunnittelua. Mikäli taloyhtiötä johdetaan ammattimaisesti, jo syksyllä hallituksen kokouksessa voidaan päättää tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen ajankohta huomioiden seuraavat asiat:

- Tilinpäätöksen valmistumisaikataulu, joka tavallisesti sovitaan isännöintiyrityksen sisällä. Tämäkin tehdään hyvää isännöintipalvelua tarjoavissa yrityksissä jo syys-lokakuussa edellisvuonna. Eli milloin valmistuu kirjanpitäjän osuus ja minkä ajan isännöitsijä tarvitsee toimintakertomuksen laatimiseen ja tilinpäätöksen viimeistelyyn.
- Hallituksen kokouskutsu tilinpäätösasiakirjoineen valmiiksi riittävästi (min 3 päivää) ennen kokousta, jotta hallituksella aika tutustua ennalta asiakirjoihin.
- Tilintarkastuksen järjestäminen ja tilintarkastajalle varattava aika, tilintarkastukselle varattava vähintään 2 viikkoa aikaa järjestelyjen vaatima aika.
- Yhtiökokouskutsulle lakisääteisesti varattava vähintään 2 viikon määräaika.

Kun varaat jokaiseen noihin hieman ylimääräistä aikaa, niin ei mikään ongelma. Esimerkkinä Asunto Oy Mallitalo, tilinpäätös valmistuu viikolla 3/2021 kirjanpitäjän osuudelta, isännöitsijä viimeistelee tilinpäätöksen ja lähettää hallitukselle viikolla 4/2021. Hallituksen kokous pidetään viikolla 5/2021, jonka jälkeen tilinpäätös tilintarkastajalle. Tilintarkastus valmis viimeistään viikolla 8/2021 ---> yhtiökokous sovitaan pidettäväksi viikolla 11/2021 (15.3.2021 alkava viikko). Ei mikään ongema päättää yhtiökokouksen päivämäärää jo marraskuussa 2020 pidettävässä hallituksen tilikauden 2020 viimeisessä kokouksessa.

Ja tuo yllä oleva kuvitteellinen esimerkki, aikamuodot ovat jo menneisyydessä, mutta ymmärtänet pointin siitä, että ennalta suunnittelemalla ja aikatauluttamalla ei mitään ongelmaa päättää yhtiökokouksen päivämäärää jo tuossa esimerkissä 4 kuukautta ennen yhtiökokouksen ajankohtaa ---> osakastiedote ALUSTAVASTA yhtiökokousajankohdasta esim. 17.3.2021 klo 8.00 alkaen Mallitalon kerhohuoneella.

Tottakai on mahdollista, että tulee jotain muutoksia tuohon. Ennalta arvaamaton vesivahinko, talousarvio täysin uusiksi, korona tai muu pandemia tms.

Kyse on enemmänkin siitä, että taloyhtiön johtamisen tulisi olla proaktiivista eikä reaktiivista. Seuraavan vuoden suuremmat korjaukset tulisi suunnitella ja kilpailutus käynnistää jo edellisen vuoden puolella. Tilinpäätöskokouksen ja yhtiökokouksen ajankohta tulisi sopia jo edellisen tilikauden kokouksissa ja vastaavasti loppuvuoden kokouspäivämäärät tulisi sopia varsinaisen yhtiökokouksen jälkeisessä hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Tähän ei valitettavasti monessakaan taloyhtiössä pystytä. Olisi helppo syyttää siitä vain "huonoa tai keskinkertaista isännöitsijää", mutta ihan yhtä lailla syytä on myös hallitusten jäsenissä, "ei voida sopia vielä 4kk päähän kokouksia". Mutta tuo on suunta, johon tulisi pyrkiä samoin kuin kokousten ajankohdan osalta toimistoajalle.

Ja ei, jokaisessa ammatissa ei pysty sopimaan omia menoja "toimistoajalle", mutta ihan yhtä lailla poliisit, palomiehet, hoitohenkilökunta ja monet muut joutuvat työskentelemään iltaisin ja öisin, eivätkä pysty osallistumaan klo 18 tai klo 19 alkavaan kokoukseen.

Lue lisää

Edelleen utopistinen ajatus. Noin voitaisiin tietenkin toimia, mutta jos kysyt esimerkiksi isännöitsijältä sopiiko käsitellä nämä tuossa aikataulussa niin vastaus on ei.

Hallitus kutsutaan tilinpäätöskokoukseen jossa tiedot jaetaan vasta kokouksessa, jolloin edeltä käsin tutustuminen on suljettu pois.

Voidaan tietysti moittia hallitusta ja vaatia heitä painostamaan tai vaihtamaan isännöitsijää, mutta onko tämä todella realistista? Kokemuksen perusteella tälläistä etukäteis suunnittelevaa isännöitsijää ei löydy

Anonyymi kirjoitti:

Edelleen utopistinen ajatus. Noin voitaisiin tietenkin toimia, mutta jos kysyt esimerkiksi isännöitsijältä sopiiko käsitellä nämä tuossa aikataulussa niin vastaus on ei.

Hallitus kutsutaan tilinpäätöskokoukseen jossa tiedot jaetaan vasta kokouksessa, jolloin edeltä käsin tutustuminen on suljettu pois.

Voidaan tietysti moittia hallitusta ja vaatia heitä painostamaan tai vaihtamaan isännöitsijää, mutta onko tämä todella realistista? Kokemuksen perusteella tälläistä etukäteis suunnittelevaa isännöitsijää ei löydy

Lue lisää

Vastaan lähinnä tuohon viimeisen kappaleen kysymyksiin, kyllä tällaisia isännöitsijöitä ja isännöintitoimistoja löytyy ainakin pk-seudulla (omat kokemukset tältä alueelta). Mikäli halutaan päästä hyvän hallintotavan mukaiseen suositukseen, että hyvän kokouksen enimmäiskesto on kaksi tuntia, niin tuo edellyttää sen, että aineisto on riittävästi etukäteen hallituksella ja toisaalta myös sen, että hallitus tutustuu aineistoon etukäteen ja mikäli aineistossa esiintyy jotain puutteita tai kysymyksiä, niin esittää kysymykset jo ennen kokousta, jotta kokouksessa ei käytetä aikaa puuttuvan tiedon etsimiseen.

Toki ne toimijat, jotka yllä olevalla tavalla toimivat, eivät varmastikaan ole niitä kaikkein halvimpia palveluntuottajia. Valitettavan usein kuitenkin (oli sitten kyseessä isännöinti, huolto tai siivous) tuo palvelun hinta on lopulta se pääasiallinen valintaperuste. Ei aina, mutta turhan usein.