Miksi hallituksen kokoukset venyvät niin pitkiksi?

Johtuisko siitä, että puheenjohtajat ovat maallikoita, joilla ei keskimäärin ole ymmärrystä kokousten johtamisesta ja vielä vähemmän korjaukseen ja kunnossapitoon liittyvistä asioista. Onko jokin ihme, että kokoukset venyvät ja päätöksiä ei osata tehdä, kun ei edes ymmärretä asioita, joista pitäisi päättää?

Hallituksen jäseniä pitää ohjeistaa, miten tilinpäätöskokoukseen pitää valmistautua. Aineisto on toimitettava hyvissä ajoin hallitukselle ja painottaa, että esim. kirjapitoon liittyvät kysymykset pitää esittää ennen kokousta, jotta isännöitsijä voi kaivaa vastauksen valmiiksi. Myös toimintakertomukseen haluttavat muutokset/lisäykset on esitettävä ennen kokousta. Tässä on hyvä vaatia selkeätä deadlinea, esim. 2 päivää ennen kokousta.

Isännöitsijän on myös hyvä painottaa jo tilinpäätöskokousta edeltävässä kokouksessa, että tilinpäätöskokouksessa ei käsitellä juurikaan muita, juoksevia asioita, ellei taloyhtiössä ole jokin enemmän tai vähemmän akuutti tai kimurantti tilanne, jonka käsittely tilinpäätöskokouksessa on tarpeen.

Itse olen usean vuoden ajan laittanut hallituksille hyvissä ajoin ennen kokousta koko aineiston varsin tiukkoine saatesanoineen. Sanoma on selvä: jos kokouksen alussa käy ilmi, että hallitus ei ole valmistautunut kokoukseen. Kokous päättyy saman tien ja uusi tilinpäätöskokous pidetään sitten kun isännöitsijän kalenterissa sattuu olemaan tilaa , mikä käytännössä voi tarkoittaa 2-3 kuukauden viivästystä.

Jos itse kokouksessa asiat lähtevät rönsyilemään, kokouksen (eli useimmiten hallituksen) puheenjohtajan tehtävä on laittaa osallistujat ruotuun. Jos ei pj tätä osaa tai uskalla tehdä, isännöitsijä voi kyllä asiallisesti esittää, että asiat tulee käsitellä asialistan mukaisesti, jottei kokouksessa mene koko iltaa. Epävarmojen puheenjohtajien kanssa on hyvä ennen tilinpäätöskokousta käydä lyhyesti läpi kokouksen kulku ja painottaa, että rönsyilyt tulee viheltää poikki heti kättelyssä. Tarvittaessa voidaan myös sopia, että isännöitsijä toimii tilinpäätöskokouksen puheenjohtajana. Asiansa osaava isännöitsijä osaa kyllä vetää kokouksen siten, että asiat käsitellään lyhyesti ja ytimekkäästi. Tämä siis tarvittaessa, koska lähtökohtaisesti isännöitsijä ei vedä kokouksia, kuten aiemminkin on kommentoitu.

Jos tuntuu pelottavalta asettaa hallituksen jäsenille tällaisia vaatimuksia, kannattaa pitää mielessä, että isännöitsijällä on tähän täysi oikeus. Sujuva yhteistyö edellyttää, että puolin ja toisin osataan käsitellä asioita oikeaoppisesti ja täsmällisesti. Isännöitsijä voi omalla esimerkillään auttaa hallituksia oivaltamaan, mitä hyvät kokouskäytännöt käytännössä tarkoittavat, ja ainakin täysijärkiset hallituksen jäsenet osaavat kyllä arvostaa sitä, että isännöitsijä tällä tavoin osaa auttaa hallituksen jäseniä suoriutumaan tehtävistään paremmin.

Yleisesti ottaen hallituksen ja isännöitsijän välisessä yhteistyössä on syytä ihan aidosti tehdä yhteistyötä sanan varsinaisessa merkittyksessä. Jos ei ole yhteistyötä eikä kenties luottamustakaan, yhteistyö on epäterveellä pohjalla. Jos ei yhteistyötä yrityksistä huolimatta saada kuntoon, isännöitsijän on syytä nostaa kytkintä.

Jos nyt joku hallituksen jäsen tämän sattuu lukemaan: asenne, että isännöitsijä on hallituksen työrukkanen, on äärimmäisen vanha ja väsynyt. Kukaan isännöitsijä ei halua työskennellä sellaisen hallituksen kanssa, jossa sanaa yhteistyö ei tunneta vaan lähdetään siitä, että isännöitsijää saa ja pitääkin kyykyttää.