Kuinka nopeasti on kokouspöytäkirjat oltava laadittuna hallitus- ja yhtiökokousten jälkeen?
Onko molemmissa sama aikaraja?
Sopparissa ei ole mainintaa asiasta.
Onko molemmissa sama aikaraja?
Sopparissa ei ole mainintaa asiasta.
Isännöitsijä sihteerinä
uusi jäsen
11356
0Äänestä
Muut lukivat myös
Odottaa vastausta
Näihin keskusteluihin ei ole vielä vastattu. Ole ensimmäinen.
Vastaukset 11
Vanhimmat
Yhtiökokouksen pöytäkirja on oltava valmis allekirjoituksineen (puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastajat) neljän viikon kuluessa kokouksen pitämisestä. Tämä on mainittu as-oy laissa. Ei tarvitse missään "sopparissa" edes mainita asiasta. Pöytäkirjan laatimisesta vastaavat tietenkin kokouksen puheenjohtaja ja kokouksen sihteeri.
Hallituksen kokouksen pöytäkirjan laatimisesta ei laissa määräaikoja ole.
Viikko olisi kohtuullinen toimitusaika pöytäkirjoille. Aika monella isännöitsijätoimistolla se on sopimuksissa tavoitteenakin. Tosin, kun sanktioita ei ole, tässä kohdin isännöitsijät kyllä laistavat oman moraalikäsityksensä mukaan.
Asoy lain mukaan kuukausi on kohtuullinen aika. Hyvä tavoite olisi toki pyrkiä toimittamaan ne kommentoitavaksi jo aiemmin, mutta kiireisimpänä aikana se voi olla haastellista.
Niin muistakaa isännöitsijät että keväällä kun on kokous tai jopa kaksi päivässä, että menette illalla kokousten jälkeen noin klo 21.30 kodin sijaan toimistolle ja kirjoitatte yhtiökokouksen pöytäkirjan näille hätähousuille. Mihin teillä on kiire? Ja sitten vielä ihmetellään ettei kukaan hullu halua isännöitsijäksi.
Meillä isännnöitsijä toimii sihteerinä ja pitää pöytäkirjaa koko kokouksen ajan. Kokouksen lopussa on pöytäkirja jo valmis allekirjoitettavaksi. Yhtiössä 20 asuntoa. Toimii hyvin.
Pöytäkirjan kirjoittaa kokouksen aikana helposti.
Pöytäkirjan edistymistä voivat seurata kaikki, kun tietokone liitetään dataprojektoriin ja näyttö heijastetaan valkokankaalle.
Kokouksen jälkeen nimet alle ja asiakirjan skannaus, sitten tiedoston jakelu kaikille sähköpostitse.
Ei se tämän vaikeampaa ole.
Hallitus vaihtui. Edellisen hallituksen viimeinen pöytäkirja, kokous oli 23.11.2016 ei useasta pyynnöstä huolimatta ole tullut isännöitsijältä joka toimii sihteerinä. Ei vastauksia sähköpostiin vaikka esittää asiallisesti kysymykset. Isännöitsijä on vielä kolme kuukautta meidän taloyhtiön palkka listoilla.Kuinka toimia jos asiat eivät pyynnöistä huolimatta rullaa? Kokouksessa osoittaa sormella,ja huokailee ,että olen häirinnyt eniten sp,vaikka kysymyksessä on ollut taloyhtiön ja asukkaiden asiat.
Jos olet hallituksen jäsen, tiedät mitä on päätetty. Jos et ole hallituksen jäsen, et sitä pöytäkirjaa saakaan.
Loppujen lopuksi hallituksen puheenjohtaja on vastuussa siitä, että pöytäkirja syntyy. Kysy isännöitsijältä kumpi pöytäkirjan laatii ja jos hän, pyydä sitä perjantaiksi itsellesi.
Koska pääosassa yhtiöitä isännöitsijä toimii sekä puheenjohtajana, että sihteerinä ei kirjoittaminen kokouksen aikana useinkaan onnistu. Koittakaa itse puhua, ajatella ja kirjoittaa samaan aikaan asiaa eri kanteilta.
Itse teen pöytäkirjan mahdollisuuksien (muiden työtehtävien antaessa mahdollisuuden) mukaan seuraavana aamuna tai päiväkokouksesta jopa samana päivänä, sillä asiat on silloin parhaiten muistissa, muistiinpanojen lisäksi.
Harvoin venyy viikon päähän, mutta silloin tällöin näinkin.
Parasta olisi, jos pöytäkirja on "viittä vailla valmis" ennen kokousta ja voit tehdä sen kannettavalla kokouksen kuluessa, tulostaa langattomasti ja ottaa allekirjoitukset saman tein.
Tässäkin voisi sanoa, että rahalla saa jne. Eli jos kokouksista saisi jonkinlaisen palkkion ja tätä kautta voisi jättää esim. yhden yhtiön pois vuosihoidosta, panostaisin jäljelle oleviin yhtiöihin tämän 5-10% lisäaikaa.
Tosin ei noita pöytäkirjoja kukaan ole koskaan halunnut nähdä edes kuukauden sisällä, vaan allekirjoittajatkin tuovat niitä monasti kun seuraavaan kokoukseen tulevat.
Minä kirjoitan pöytäkirjat aina seuraavana päivänä.