Vinkki ajan järjestämiseen

Sinulle, jolla on suuria vaikeuksia saada kaikki tehtävät hoidettua ajallaan, kokeile seuraavaa ohjetta. Se vaatii aluksi paneutumista, mutta tuo pidemmän päälle suuren avun.

Avaa Excel-taulukkolaskentaohjelma. Vuorokaudessa on 1440 minuuttia ja tehtävänäsi on käyttää nuo minuutit parhaalla mahdollisella tavalla. Varaa kaksi saraketta päivää kohden ja kirjoita ylimmälle riville viikonpäivät (siis joka toiseen ruutuun). Sitten kirjoitat kunkin päivän sarakkeeseen allekkain KAIKKI tarpeelliset tehtävät, mukaanlukien oma nukkumisesi, peseytymisesi, jne. Viereiseen sarakkeeseen arvioit kyseiseen tehtävään tarvitsemasi ajan minuuteissa viiden minuutin tarkkuudella.

Kaikkein alimmaiseksi (jätä väliin paljon tyhjiä rivejä myöhempiä lisäyksiä varten) kirjoitat "yhteensä" ja lasket viereiseen ruutuun minuuttien summan (Excel laskee sen sinulle automaattisesti). Sitä ylemmälle riville voit kirjoittaa "vielä aikaa" ja laittaa viereen sen määrän minuutteja, mikä vielä puuttuu 1440:sta. Jos siis listassasi on tehtävää 1150 minuuttia, niin sinulla on "vielä aikaa" 290 min.

On hyödyllistä käyttää värejä. Joka päivä samanlaisina toistuvat tehtävät sinisellä ja tämän listan voit kerran kirjoitettuasi vain kopioida toisille päiville. Vaikkapa vihreällä tehtävät, jotka osuvat vain tietyille päiville, ja punaisella hälytysvärillä satunnaiset tehtävät, esim. lääkärinaika.

Käytä paljon aikaa listasi suunnitteluun ja ole niin tarkka kuin suinkin voit. Kirjoita ehdottomasti mukaan omat taukosi. Kuinka paljon aikaa todella tarvitset esim. tiskaamiseen ja silittämiseen? Älä unohda lasten kanssa vietettyä aikaa.

Nyt sinulla on helppo yleiskatsaus viikkoosi. Yritä kaventaa sarakkeita sen verran, että saat koko viikon näkymään kerralla. Mitä toteat? Ylittyikö 1440 minuutin aika joinain päivinä? On matemaattinen mahdottomuus saada kaikkia sen päivän töitä suoritettua, joten muokkaus on paikallaan. Mistä voit tinkiä? Mitä töitä voit siirtää toiselle päivälle? Jos joudut luopumaan suunnittelemastasi tehtävästä, älä poista sitä, vaan kirjoita mieluummin aikasarakkeeseen 0.

Kun opit ajattelemaan tehtäviä minuuteissa (tutun tuntiajattelun sijasta) ja muokkaamaan ja käsittelemään viikkolistaasi joustavasti ja järkevästi, niin vähennät suuren määrän stressiä harteiltasi ja sinulla on selkeä kuva siitä, mitä todella pystyt yhden päivän aikana saamaan aikaan ja mitä et. Voit yllättyä siitä, mihin aikaa eniten (ja ehkä turhaankin) kuluu. Pohdi mahdollisia ajansäästökeinoja ja katso miten ne vaikuttavat aikatauluusi. Onko esim. sinulle helpompi tehdä joka päivä 30min pikkuostokset lähikaupassa vai ajaa kerran viikossa 120 minuutiksi markettiin? Älä kuitenkaan koskaan tingi omasta ajastasi, koska se on välttämätöntä jaksamisellesi, kunhan pysyy kohtuuden rajoissa. Onko sinulla vielä aikaa katsoa tv:tä? Tai roikkua netin keskustelupalstoilla? Löytyykö niillekin viikossa jokin sopiva päivä?

Joka haluaa voi vielä lisätä kullekin päivälle kolmannen sarakkeen, johon merkitsee tehtävälle sopivan kellonajan. Jos tehtävälista on sopivassa tekemisjärjestyksessä, sitä on helpompi noudattaa. Käytä muokkauksessa mielikuvitustasi, että saat ohjelmasta sinun tarpeisiisi sopivan.

Voit kokeilla ohjetta viikon verran ja yrittää sitten ulkomuistista noudattaa sitä. Voit myös tulostaa listan ja teipata sen keittiön seinälle. Hyödyllisin tapa on kuitenkin käyttää ja muokata sitä jatkuvasti tietokoneella, jos siihen on mahdollisuus kotona. Esim. sunnuntaina voi varata noin 20min aikaa seuraavan viikon listaa varten (kopioit tietenkin rungon edellisviikolta).

Kuulostaa rankalta, mutta minulla se on toiminut hyvin ja vähentänyt stressin minimiin. Kaikki työt tulevat tehtyä ajallaan enkä koskaan kasaa yhdelle päivälle enempää kuin mahdollista tehdä. Ilman listaa on vaikea tietää, paljonko aikaa päivän mittaan todella jää "ylimääräistä" ja silloin helposti "unohtuu" vaikka lasten kanssa oleminen tai oma lukuhetki. Minä kyllä olen sellainen matemaattinen tyyppi, joka tykkää kaavoista enemmän kuin näppituntumalla toimimisesta. Jotain toista voi kuvaamani lista hirvittää. Ehkä kuitenkin kannattaa kokeilla viikon ajan, ei se ota jos ei annakaan. Aluksi kyllä menee useita tunteja listan väsäämiseen, mutta itse tein sen yhtenä päivänä kirjoittaen aina välillä mitä mieleen juolahti.

Niin ja lopuksi sana joustamisesta. Ei ole tarkoitus, että noudatat listaasi orjallisesti. Elämässä on pakko joustaa. Lapsi ei katso kelloa tarvitessaan sinua eikä vieraatkaan käy ajallaan. Tähänkin voit kehitellä yksilöllisen toimintamallin.