Tämä lienee lähin oikea foorumi tälle kysymykselle...
Olen tuore taloyhtiön hallituksen sihteeri (alle 10 huoneiston yhtiö). Ongelmani on nyt iloisen sekamelskainen mappipino, jonka perin uuden postin myötä (edeltäjiä ei ole arkistoinnin laatu kiinnostanut...). Kertoisitteko vinkkejä siitä, mikä olisi loogisin ja järkevin tapa arkistoida/jaotella eri dokumentit? Tiliotteet ja kuitit ovat jo omassa kansiossaan, mutta muut paperit miten kuten mapeissaan. Hermo menee, kun mitään ei löydä, tai jotain tärkeää putkahtaa yhtäkkiä joidenkin vanhojen pöytäkirjojen välistä...
Kiitos avusta!
Olen tuore taloyhtiön hallituksen sihteeri (alle 10 huoneiston yhtiö). Ongelmani on nyt iloisen sekamelskainen mappipino, jonka perin uuden postin myötä (edeltäjiä ei ole arkistoinnin laatu kiinnostanut...). Kertoisitteko vinkkejä siitä, mikä olisi loogisin ja järkevin tapa arkistoida/jaotella eri dokumentit? Tiliotteet ja kuitit ovat jo omassa kansiossaan, mutta muut paperit miten kuten mapeissaan. Hermo menee, kun mitään ei löydä, tai jotain tärkeää putkahtaa yhtäkkiä joidenkin vanhojen pöytäkirjojen välistä...
Kiitos avusta!
Vastaukset 6
Vanhimmat
Siis oletko hallituksen jäsen ja toimit pöytäkirjanpitäjänä kokouksissa. Ilmeisesti näin, koska en ole ikinä kuullut, että taloyhtiön hallituksella olisi sihteeri, ja olen ollut sentään monessa taloyhtiön hallituksessa mukana. Etkä itse asiassa voi edes olla mukana hallituksen kokouksissa, jos et kuulu hallitukseen. Siellä voi olla ulkopuolinen mukana vain kutsuttuna, jos hänen asiaansa käsitellään. Ja vain sen ajan, kuin tuon asian käsittely kestää.
Mutta siitä arkistoinnista. Lajittele ne paperit päivämäärän mukaan. Pöytäkirjat omaan mappiin, sopimukset toiseen ja sillä tavalla.
sihteeri joka oli yleensä osakas, käytäntöön törmää vieläkin joissain yhtiöissä.
Tee ainakin seuraavat mapit:
- pöytäkirjat (ikuisesti säilytettävä)
- hallinto (kirjeenvaihto, energiankulutus, sopimukset, rassarit, vakuutus)
- tekniikka
- kirjanpitomappi tositteille, tiliotteille ja raporteille
- reskontramappi
Yli kuusi vuotta vanhan kirjanpitomateriaalin voit laittaa silppuriin, säilytä tasekirjat.
Kyllä siitä on varmaan hemmetin kauan aikaa, kun hallituksilla oli sihteeri. Mites niissä mainitsemissasi halituksissa hoidetaan sitten se asia, että ulkopuolisia ei saa ola hallituksen kokouksissa mukana ja hallituksen pöytäkirjat eivät ole julkisia. Eli se sihteeri ei saisi nähdä niitä.
Meillä kyllä isännöitsijä hoitaa arkistoinnin ja kirjoittaa kokouspöytäkirjat puhtaaksi (toimii paikalla ollessaan myös kirjurina). Tokihan hallituksen pj:lle ja jäsenille saattaa tulla erinäisiä lippuja ja lappuja, mutta kyllä ne jokainen arkistoi makunsa mukaan itse.
kiinteistöliitto markkinoi luomaansa arkistokansiojärjestelmää "Musta laatikko"
Melko mukavasti jaoteltu.
yhtiölle ja suunniteltu OTO-isännöitsijöille, hinta tosin on aika korkea.