Perustilanne:
On toimitettava asiakirja vastaanottajalle, jonka käyttämästä ohjelmistosta ei ole varmaa tietoa.
Tilanne a:
Laaditaan Writerilla puhdas teksiasiakirjan (vaikkapa työhakemus). Liitetään se sähköpostiin liitetiedostoksi. Mitä muotoa (tai muotoja) olet käyttänyt. Onko jossakin tiedostomuodossa ilmennyt ongelmia?
Tilanne b:
Laaditaan Writerilla kuvitettu teksiasiakirjan. Liitetään se sähköpostiin liitetiedostoksi. Mitä muotoa (tai muotoja) olet käyttänyt. Onko jossakin tiedostomuodossa ilmennyt ongelmia?
Tämä kysymys heräsi erään tapauksen seurauksena, joten yritän selvittää, onko kyse erikoistapauksesta ja mikä tapa on suositeltavin.
On toimitettava asiakirja vastaanottajalle, jonka käyttämästä ohjelmistosta ei ole varmaa tietoa.
Tilanne a:
Laaditaan Writerilla puhdas teksiasiakirjan (vaikkapa työhakemus). Liitetään se sähköpostiin liitetiedostoksi. Mitä muotoa (tai muotoja) olet käyttänyt. Onko jossakin tiedostomuodossa ilmennyt ongelmia?
Tilanne b:
Laaditaan Writerilla kuvitettu teksiasiakirjan. Liitetään se sähköpostiin liitetiedostoksi. Mitä muotoa (tai muotoja) olet käyttänyt. Onko jossakin tiedostomuodossa ilmennyt ongelmia?
Tämä kysymys heräsi erään tapauksen seurauksena, joten yritän selvittää, onko kyse erikoistapauksesta ja mikä tapa on suositeltavin.
Vastaukset 17
Vanhimmat
RTF:ää.
Näin olen aina tähän asti neuvonut tekemään ainakin tuossa a-tapauksessa. B-tapaus on mielestäni vaikeampi.
PDF ainakin pitäisi olla joka koneessa ja lukija on saatavana ilmaiseksi. Vastaanottajan mahdolliset omat viritelmät eivät myöskään sotke dokumentin ulkoasua, tärkeää etenkin lähetettävän dokumentin sisältäessä kuvia ja/tai taulukoita.
Kun en asettanut sitä ehtoa, että vastaanottajan pitäisi pystyä myös kommentoimaan tai muuten muokaamaan lähetettyä liitettä, niin kylläpä taitaa PDF täyttää sekä a- että b-kohdan, joista jälkimmäisessä se voi olla jopa parhaasta päästä.
ihan varma että vastapää saa auki niin ainoa
vaihtoehto lienee puhdas .txt Notepadilla tai
vastaavalla tehtynä.
Ja mieluummin ei liitteenä vaan suoraan viestin rungossa.
Myös .pdf liitteenä on melko hyvä.
Joka tapauksessa kannattaa aina mukaan liittää
ohje, että jos liitettä ei saada auki niin
miten saadaan lähettäjään helpolla yhteys asian
korjaamiseksi.
Writerin natiivia tiedostomuotoa ei taida helpolla
saada auki muulla ohjelmalla (en tiedä tarkkaan
kun en käytä sitä).
"Writerin natiivia tiedostomuotoa ei taida helpolla
saada auki muulla ohjelmalla (en tiedä tarkkaan
kun en käytä sitä)."
Writerin natiivimuoto on standardi opendocument. Aukeaa melkein joka Officessa:
http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_office_suites
Vaikka on standardi ei epästandardilla MS-officella saa sitä auki.
Uusissa MS-officeissa pitäisi olla tuki opendogumentille, mutta (naurua) todellisuudessa vain MS:n omalle pakolla vastahyväksytylle opendocumentille.
"Vaikka on standardi ei epästandardilla MS-officella saa sitä auki."
Kyllä saa:
http://www.sun.com/software/star/odf_plugin/get.jsp
Siitä vaan asentamaan niin saa tiedostot auki.
"Uusissa MS-officeissa pitäisi olla tuki opendogumentille, mutta (naurua) todellisuudessa vain MS:n omalle pakolla vastahyväksytylle opendocumentille."
OOXML ei ole ODF. OOXML on ihan erijuttu ja sitä voi ehkä käyttää tulevaisuudessa, sitten jos se mahdollisesti saadaan toimimaan. Siihen asiaan palataan sitten joskus 4v kuluttua kun se OOXML on toteutettu myös jossain.
Onko nyt siis niin, että käytännössä lähetät aina liitteesi ODF-muodossa? Ja on toiminut kaikkia tyydyttävästi?
Siitähän tässä on kyse, miten asiat käytännössä tapahtuvat ja tehdään, eikä siitä, mikä _voisi_ olla mahdollista, jos kaikki olisivat huomioineet kaikki asiat tms.
Vaikka ehdottomasi menetelmä on kuvaamallasi tavalla varma, on se epäkelpo varsinkin b-vaihtoehdossa. Siis tuo .txt-vaihtoehto.
ODF- tai .odt-muodon kanssa lienee vielä melko epävarmaa, onko vastaanottajalla valmiuksia lukea sitä. Ja varsinkin siinä tilanteessa, jos on kyse työhakemuksesta, on melkoisen epävarmaa, että vastaanottaja taho alkaisi vasiten asentelemaan mitään lisäpalikoita.
"Onko nyt siis niin, että käytännössä lähetät aina liitteesi ODF-muodossa? Ja on toiminut kaikkia tyydyttävästi?"
Riippuu vähän mitä pitää lähettää. Tekstit lähetän yleensä sähköpostissa sellaisenaan ellei ole mitään erityistä syytä lähettää muuten. Ja silloinkin jos tarvitsee jotain muotoilua niin se on HTML sitten. Muut tiedostot lähetän luonnollisesti stadardeissa muodoissa. Kuvat JPG:nä, diasarjat ODP:nä, äänen MP3:na ja jne. Jos joku ei saa esim. jotain kuvaa auki niin se on kyllä silloin vastaanottajan päässä vikana sitten eikä ole minun ongelma.
Vastaavasti jos täällä ei esim. joku tiedosto toimi niin tarkistan että onko vika täällä päässä vai ei. Jos vika on täällä päässä niin se on mun ongelma mutta jos on lähettäjän päässä niin saa sitten opetella lähettämään tiedostot oikeassa muodossa.
Itse ainakin keskityn siihen, että lähetän tiedostot varmasti toimivassa muodossa joten se ei ainakaan ole täällä päässä vika jos ei pelaa.
Siis tuossa kuvitetun tekstiasiakirjan tapauksessa valitse HTML:n, jolloin syntyy useampia tiedostoja?
Pistää pakettiin sitten ne tiedostot. Jos pitää yhtenä tiedostona laittaa ilman paketointia niin se on sitten .odt tai .pdf.
En laittanut aloitusviestiini mitään johdattelevia tietoja, mutta kiinnostukseni pääkohde oli se, miten RTF-tiedostot toimivat Writerissä.
Tässä jotain taustoittavaa tietoa:
http://en.wikipedia.org/wiki/Rich_Text_Format
RTF näyttäisi olevan Microsoftin kehittämä, mutta käsittääkseni "opensource"-tyyppinen tiedostoformaatti, missä ei siis ole mitään lisenssejä maksettavana tms. Tuosta näyttäisi oleva versioita välillä 1.0 ... 1.99 miltei joka kymmenykselle.
http://blogs.sun.com/GullFOSS/entry/the_new_microsoft_word_filter
OpenOfficeen näyttäisi olevan joskus olleen lupeissa uusi RTF-suodatin, vaan minulla ei ole tietoa, mikä sen tilanne on. Eikä ole tietoa siitäkään, mitä RTF-versiota mikin Writerin versio tukee.
http://www.oooforum.org/forum/viewtopic.phtml?t=523
Keskustelusta päätellen RTF-ongelmia tai puutteita on esiintynyt Writerilla.
Työskentelen vallan OpenOfficella. Käytän kaikissa tapauksissa OO:n pdf muotoa kun se on turvallisin (ei muuta dokumentin muotoilua)ku joudun toimittaan liitetiedostoja. Joudun lähetteleen aikapaljon ns. esitteitä ja niiden muotoilu ei olisi suotavaa muuttua tallennetaessa, avattaessa ja lähettäessä. Olen luopunut OO:lla word tallennuksesta kokonaan. Ensinkin ne muuttuu tallennetaessa ja taas postin saajan avaessa ne wordilla. Rtf tallennusta en ole kokeillu edes joten en siitä voi sanoa mitään.
Tilanne, jossa vastaanottajan olisi kyettävä vielä muokkaamaankin testiä on yleisesti ottaen aika harvinainen tapaus.
PDF pelaa kaiketi "aina". Tai ainakaan ei ole ongelmista valituksia näkynyt.
Tämän hetken tilanne näyttäisi olevan se, etten voi suositella Openofficea RTF-tiedostojen luontiin. Tämä on melko sääli, kun RTF-tiedostomuoto on käytännösä "siirtostandandardi", kun tekstitiedot pitää saada muotoilut säilyttäen siirrettyä vastaanottajalle, jonka tekstinkäsittelyohjelmistosta ei ole tietoa. Näin siis Windows-maailmassa, jossa enemmistö käyttäjistä on.
Hieman täytyy myös ihmetellä, ettei RTF-ongelmille näytä olevan korkeampaa prioriteettia yleensä tuolla Issue Trackerissä (entinen IssueZilla). Tämän hidauden korjaus kaiketi vaatisi rekisteröityneiden käyttäjien äänestystä, noiden RTF-ongelmien kiirehtimiseksi. Ilmoitettuja tapauksiahan on melko kattavasti?
Tässä vaiheessa pitää siis suositella PDF-tiedostomuodon käyttöä, mikäli aikoo OOO:sta lähettää "tuntemattomalle" vastaanottajalle muotoiltua tekstiä. Eipä sillä, PDF on parempi formaatti kuin RTF monilta osiltaan, mm. kuvien pakkaamisen suhteen. RTF vaan on tullut tavaksi, joten jos se ei toimi aina oikein (niinkuin havaintojen mukaan ei toimikaan), käyttäjä alkanee hakea parempaa vaihtoehtoa, muttei Openofficesta.