Järkestelen pienen yhtiömme sotkuisia mappeja, kaikenlaista paperia on kertynyt.
Ymmärtääkseni pöytäkirjoja pitää säilyttää "luotettavalla tavalla" eli niitä ei saa tuhota.
Onko "raadilla" tietoa onko papereiden skannaaminen ja säilyttäminen sähköisesti luotettavaa säiilyttämistä (olettaen että varmuuskopiointi toimii).
Ymmärtääkseni pöytäkirjoja pitää säilyttää "luotettavalla tavalla" eli niitä ei saa tuhota.
Onko "raadilla" tietoa onko papereiden skannaaminen ja säilyttäminen sähköisesti luotettavaa säiilyttämistä (olettaen että varmuuskopiointi toimii).
Vastaukset 7
Vanhimmat
Hyvä konsti, vie vähemmän tilaa.
Voi lisäksi poltaa CD levylle PDF muotoon.
sähköisessä (myös tositteiden ja kirjanpitoaineiston kohdalla) säilytyksessä on nimenomaan se, että tavara on tarvittaessa pakko saada sieltä ulos.
Kuinka ajattelit varmistua siitä että skannaamasi pöytäkirjat saadaan auki myös 15 vuoden kuluttua?
Säilytysaika tositteilla on 6 vuotta ja tasekirjoilla 10 vuotta. Mitään lakiin pohjautuvaa vaatimusta säilyttää aineistoa 15 vuotta ei ole. Toisaalta olen varma, että myös 15 vuoden päästä PDF-tiedostot saadaan auki, niitä kun on maailmanssa miljardeja.
jo mainittu ja ne voi hyvin skannata pdf-muotoon. Aika monen firman paperit on tuossa formaatissa ja varmasti pitkään tulevaisuudessa ne on avattavissa jollain ohjelmalla.
Sen sijaan pöytäkirjat on säilytettävä periaatteessa ikuisesti joten ne pitäisin kyllä paperilla. Ammattilaiset osaavat ottaa nämäkin asiat huomioon eivätkä tee pöytäkirjoista mitään raamattuja.
Paras tapa on laittaa pöytäkirjat järjestykseen vaikka kopiopaperilaatikkoon, teipata se kiinni ja kirjoittaa kylkeen mitä se sisältää.
tuolla viestilläni siis todella muita kuin kirjanpito-aineistoa. Ehkä lause oli muotoiltu huonosti.
Pointti oli siis siinä, että kaikki aineisto joka arkistoidaan sähköiseen muotoon pitää saada tulostettua sieltä ulos myös tarvittaessa. Kirjanpito-aineistolla toki on omat vanhentumisaikansa mutta esimerkiksi pöytäkirjat pitäisi olla olemassa yhtiön perustamisesta lähtien siihen kunnes yhtiö lakkaa olemasta.
"Voithan käydä mikrofilmaamassa ne tärkeät paperit ja luovuttaa ne kansallisarkistoon säilytettäväksi."
Kyllä PDF-moodiin luotaa yleensä kaikki suuretkin yritykset.
Nykyään uudet skannerit skannaavat suoraan PDF-moodiin ja silloin niissä on väritkin mukana.
Allekirjoituskin erottuu jos se sigeerattu esim. sinisellä.
Olen ottanut paljon kuvia asiapapereista digikameralla ilman salamaa. En ole siirtänyt kuvia cd:lle vaan ne ovat muistikortilla. En tiedä kuinka kauan säilyvät... Onko jollakin tietoa asiasta? Tietty ne voi hyvin nopeasti siirtää kamerasta tietokoneelle. Se on nopeampaa kuin skannaaminen.