pöytäkirjat

Voi ja pitää saada - ne ovat julkisia asiakirjoja.
Suurista remonteista päätää yhtiökokous.

"ne ovat julkisia asiakirjoja."

Jos pilkkua viilataan, niin ei ihan noin.

Ne ovat julkisia vain yhtiön osakkaille. Ei kenelle tahansa.

Aloittajalle lainkohta:

"Pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkeenomistajien nähtävänä, ja siitä on toimitettava jäljennös sitä pyytävälle osakkeenomistajalle. Osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös myös pöytäkirjan liitteistä. Pöytäkirjan ja liitteiden lähettämisestä saadaan periä hallituksen vahvistama kohtuullinen maksu."

Tuo "iso remontti" on aika suhteellinen käsitys. Normaalisti isot remontit päätetään yhtiökokouksessa, jos niiden rahoitus ei mahdu normaaliin vuosibudjettiin, vaan joudutaan ottamaan esim. lainaa remonttia varten.
Mutta jos korjaus on pakollinen, ja rahoitukseen ei tarvita lainaa, eli se voidaan rahoittaa budjetin sisällä, niin yhtiökokousta ei välttämättä tarvita.

Jos vaikka olet ostamassa asuntoa yhtiöstä, niin varmasti saat pöytäkirjan luettavaksi. Kyllä sen saa muutenkin, jos vaan osaa perustella tarvtaan. Pöytäkirjasta saadaan tosiaan veloittaa kohtuullinen maksu

Kyllä yhtiökokouksen pöytäkirja on pidettävä osakkaille nähtävänä kuten aikaisemmissa vastauksissa on kirjoitettu ja osakkaalla on oikeus myös saada kopio koko yhtiökokousmateriaalista maksua vastaan. Kuinka monta pöytäkirjaa taaksepäin osakas voi pyytää nähtäväkseen ja kopioittaa, jää avoimeksi, mutta "julkisuus" käsittänee kaikki yhtiökokouspöytäkirjat.

Kuitenkin sellaisista remonteista, jotka vaikuttavat osakkaiden vastikkeisiin ja asumisviihtyvyyteen, tulee päättää yhtiökokouksessa omana kohtanaan ja ne tulee olla esillä talousarvioissa ja nyt esim. hallituksen esityksessä lähivuosien korjaussuunnitelmaksi. Nämä asiat tulee olla myös kokouskutsuissa omina kohtinaan. Jos etsitte jonkin suunnitellun korjauksen yhtiökokouspöytäkirjaa, niin lukekaa ensin hallussanne olevat yhtiökokouskutsut, sillä se on asialistalla. Kyllä isännöitsijän ja hallituksen tulee palvella osakasta korjausten informoinnissa avoimesti ja suoraan asoylain pelisääntöjen mukaisesti. On kaikkien etu selvittää asiat avoimesti.

Mikäli osakas ei saa vastausta isännöitsijältä, osakas voi tehdä kirjallisen kysymyksen hallitukselle asiasta ja vaatia hallitusta vastaamaan tiettyyn määräaikaan mennessä. Määräaika on esim. pari kuukautta - ei kaksi päivää. Viimeistään seuraavaan yhtiökokoukseen mennessä osakas voi tehdä hallitukselle yhtiökokuksessa vastattavaksi kysymyksen (esitettävä kirjallisesti hallituksen yhtiökokousta edeltävään kokoukseen), jossa hallitus joutuu kertomaan koko remontin historian. Mikäli osakas ei saa näin menetellen vastausta kysymykseensä, on se tilintarkastusasia ja hallituksen vastuuvapauskysymys ja siitä sitten eteenpäin ylim. yhtiökokousasia.

Tästä tilanteesta näkee, kuinka tärkeää on osallistua yhtiökokouksiin, joissa osakkailla on ylin päätösvalta ja joissa osakas saa kokonaiskuvan yhtiön hallinnosta ja tilasta. Tämä kokonaiskuva selviää myös yhtiökokouskutsusta ja sen mukana tulevista liitteistä, jos yhtiökokouskutsumateriaali on hyvin laadittu. Mutta silti paikallaolo kokouksessa on välttämätöntä, sillä toisen käden tieto on jo suodatettua tietoa. Vertaa rikkinäinen puhelin leikki. Mitä yhtiövastikkeisiin vaikuttaviin remontteihin tulee, niin tilintarkastajan tulee niiden päätösprosessin laillisuus ja yhtiöjärjestyksen mukaisuus tarkastaa. Jos näin ei ole tehty, on tilintarkastajan pätevyyteen syytä kiinnittää huomiota.

Oma lukunsa ovat äkilliset vahinkotapahtumat, joita ei voi ennustaa, mutta joiden kustannuksiin voi ja tulee jossain määräin varautua talousarvioissa. Mutta kukaan ei voi ennustaa esim. ylimmästä kerroksesta kaikkiin kuuteen alenpaan kerrokseen ulottuvan vesivahingon tulemista juuri vuodelle 2011.

Myös oma lukunsa on asoy:n hallinnoinnin ymmärtäminen sekä hallituksen että osakkaiden puolelta. Varsinkin uusi asoylaki muutti hiukan hallinnointiperiaatteita avoimemmiksi ja lisäsi hallituksen tiedotusvelvoitteita osakkaille päin, joten siinäkin on uutta opiskeltavaa ja ymmärrettävää sekä isännöitsijöille, hallituksille että osakkaille.