Sähköposteihin vastailu

Laittaa spammiasetuksen päälle

Sulle tollo kuuluu se sun työn kuvaan- vaihda alaa, jos et kestä. Taitaa olla niin .ettet hoitele hommiasi, siksi taitaa asukas laitella meiliä.

Ei mikään laki ketään pakota vastaamaan, mutta isännöitsijän työ on asiakaspalveluammatti jossa tällainenkin taito on pakko opetella. Sen sijaan jos vaikka isännöintipalveluun ei sisälly (lue: taloyhtiö ei maksa) asiakaspalvelua niin toki silloin jätetään vastaamatta, mutta tällaiset sopimukset ovat vielä aika harvinaisia.

Hallituksen puheenjohtaja voi sitten oman harkintansa mukaan vastata tai olla vastaamatta, vaihtoehtoisesti senkin homman voi delegoida isännöitsijälle.

Asiattomaan kirjeenvaihtoon voi hyvin todeta että asia on käsitelty eikä siihen palata, tiukasti mutta kohteliaasti.

Asialliseen viestiin vastataan mutta jos joku aktiivi pommittaa ns asioilla
jatkuvasti niin sitten lopettaisin vastailun.
Eikä se läheskään aina ole niin et ois hommat hoitamatta,
tai tehty huonosti. Kotona näppiksen takaa on vaan niin helppo
kommentoida toisten tekemisiä.

Jos nyt kuitenkin joku asiallinen viesti lähettäjällä on, nii hän voi pitää todisteena myöhemmin s.postiaan ja ilmoitustaan. Siinä mielessä kannattaa vastailla, tai hoitaa asia, mitä viestin lähettäjä pyytää. Jos taas kyse selvästä asiattomasta häiriköinnistä, rikoksen mitatkin voi täyttyä. Mutta perinteisestihän ty.hall. ja isännöitsijät ovat vastuunsa kiertäviä luikureita, joihin ei saa liikettä muuten kuin raastuvan kautta.

Sanoisin, että isännöitsijän tehtäviin kuuluu vastata myös asukkaiden/ osakkaiden kysymyksiin, jotka tulevat sähköpostilla ja ryhtyä mahdollisiin toimiin esitettyjen puutteiden tms. korjaamiseksi.

Hallituksen puheenjohtajalta ja muilta jäseniltä ei edellytetä samaa. Vastailla toki voi, mutta saa myös itse päättää, kuinka kauan vastailee. Se ei kuulu heidän toimenkuvaansa, jos sitä ei ole missään määritelty. Yleinen kohteliaisuus ja tavat voi edellyttää vastaamista, mutta jos kyseessä on viestin vastaanottajan mielestä häiriköinti, viesti voi jättää omaan arvoonsa, kunhan kerran ilmoittaa lähettelijälle mikä on oikea kirjoitteluosoite (=isännöitsijä/ huoltoyhtiö asiasta riippuen).

Taloyhtiössä on isännöitsijä, jolle maksetaan palkkaa siitä, että hän hoitaa yhtiön juoksevia asioita. Hallituksen jäsenten velvollisuuksiin se ei kuulu.

Eräällä Isännöitsijällä oli yhtiön osakkaiden puhelintiedusteluille vastaanottoaika, pari tuntia tiettynä arkipäivänä per viikko. Tällaistahan voisi soveltaa myös sähköpostien vastaamiseen tyyliin x-taloyhtiön osakkaiden sähköposteihin vastataan tiettynä päivänä ja tiettynä aikana.

Yleensä sähköposteille on mahdollista tehdä ohjelmaan omat hakemistot (ja myös tietyn lähettäjän posteille automaattinen ohjaus tiettyyn hakemistoon), joten kun niitä tulee, siirtää ne saman tien ko. hakeistoon odottamaan lukemista/vastaamista. Tässä on ainakin se etu, että jos useampi osakas kysyy samaa asiaa, voi samalla kertaa lähettää vastauksen useammalle. Toiseksi ei tarvitse vaivata päätään pitkin viikkoa vaan saa homman hoidettua kerralla.

Jos yksi ja sama henkilö lähettelee jatkuvasti viestejä ja muut pysyvät kohtuudessa, on se hyvä mittari asiaa arvioitaessa.
Meillä oli aikoinaan taloyhtiössämme henkilö, joka työllisti jatkuvilla kysymyksillä ja kommenteilla ja vetosi jopa siihen, että vastaus on aina saatava. Silkkaa kiusantekoa.
Perheetön ja eläkkeellä, tarvitsi vain kanavan purkautua.
Muutti sitten tuohon lähistölle ja sama meno jatkuu nykyään uudessakin yhtiössä.