Hallituksen tilinpäätöskokouksen järkevä kesto?

Kyllä se kaikkineen turinoineen tunnissa menee.

Olen isännöitsijä, joten voin paljastaa, millaisia hallituksen kokousten kestoja on tänä vuonna ollut. Tilinpäätöksiä on käsitelty kolmen taloyhtiön kanssa. Kokousten kesto on ollut
- taloyhtiö 1: 1h 45 min
- taloyhtiö 2: 2h 15 min
- taloyhtiö 3: yli 1h 30 min

Luonnollisesti olen pettynyt ja ihmeissäni, miten vuosi on lähtenyt käyntiin. Kolmesta hallituksen "normikokouksesta" yksikään ei ole mennyt alle puolessatoista tunnissa eikä yhdessäkään ole ollut mitään ylimääräistä tuleviin remontteihin liittyvää asiaa. Kokoukset ovat olleet niin simppeleitä perus tilinpäätöskokouksia kuin voi olla.

Ajankäytöllisesti on aika raskasta istua 8 tunnin työpäivän päälle ylitöinä pitkiä parin tunnin kokouksia. Erään taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja ilmoitti, että heidän hallituksen kokous tällä viikolla saadaan vedettyä läpi ehkä niinkin nopeasti kuin 2h 30min. Sen kuultuani aloitin tämän ketjun.

Onko normaalia, että jo lähtökohtaisesti hallituksen kokouksen kestoksi tavoitellaan noin "kahta ja puolta tuntia". Se on klo 8-16 työpäivän päälle, klo 16-17 odotusajan jälkeen kokoustamista klo 17-19:30. Se on pitkä päivä.

Jäin vain miettimään, eikä näitä kokouksia saisi vedettyä nopeammin läpi? Voisi olla kaikkien etu. Isännöitsijällä voi olla muutakin elämää kuin 3,5 tuntia ylitöitä jokaisesta hallituksen kokouksesta. Eikö se kokous voisi olla klo 16-17 tunnissa hoidettu? Eikä niin, että klo 17 aloitetaan 2h 30min kestävä kokous!

Meidän eilinen Teams-kokous kesti tasan tunnin. Siitä ajasta vajaa puoli tuntia meni tilinpäätöksen, talousarvion ja kunnossapitotarveselvityksen käsittelyyn. Loppuosa ajasta menikin käytännössä LVIS-saneerauksen hankesuunniteluun liittyvien asioiden käsitettelyyn. Kaikilla hallituksen jäsenillä on seillaiset työt, että pystymme etäkokoustamaan työajalla, joten eilinenkin kokous alkoi kello 15:00.

Asunto Oy:n yhtiökokous kestää niin kauan kun on tarvetta ja esityslista käyty läpi. Ei voi määritellä mitään aikarajaa. Jos tuntuu kokous pitkästyttävältä voi poistua paikalta tai jättää kokouksen väliin.
Kysymys on naivi.

Vähän päälle tunti on ihan normaalin rajoissa. Hallituksen tulee ymmärtää, mistä päättää.

Nopein yhtiökokous, jossa olen ollut, kesti muuten 2 min 30 sek. Asiat oli hyvin valmisteltu ja kaikki osallistujat ammattilaisia. Kokouksen jälkeen jäätiin reiluksi puoleksi tunniksi puhumaan yhtiön tulevaisuudesta.

Kokouksen pituushan riippuu käsiteltävistä asioista. Jos ei ole kuin perusasiat niin tunti riittää. Kun on remontteja, korjauksia, sähköauton latausinfra yms niin kokous kestää minkä kestää

Hallituksen kokouksen kesto muotoutuu tietty sen mukaan, paljonko on asiaa, mutta jo tähän mennessä tulleista kommenteista näkee, että yksi tunti on hallituksen kokouksille normaali eli tyypillinen kesto. Varmaan on joku kokous joskus mennyt nopeamminkin, ja jos on paljon asiaa, niin yli tunnin kestoon joutuu nöyrtymään. Mutta jos jossain taloyhtiössä kaikki hallituksen kokoukset kestävät aina epänormaalin kauan, niin silloin on tietysti jotain pielessä.

Jos ei ole mitään korjaushanketta vireillä ja taloyhtiössä on "hiljainen vuosi", niin ei yli tunnin kestävään hallituksen kokoukseen ole perusteita. Tämä toki vain oma mielipiteeni. Jos hallituksen jäsenet haluavat vaihtaa kuulumisia ja rupatella muuten vaan, niin hallituksen kokous on siihen väärä paikka. Moni eläkkeellä oleva hallituksen puheenjohtaja lienee sillä kannalla, että kokoukset saavat kestää aina ihan kuinka kauan tahansa, mutta ei hallituksen kokouksen pituus sen mukaan voi määräytyä, kenellä on vähiten omaa elämää ja eniten aikaa taloyhtiön asioille. Ei ole resursseja muuten vaan alkaa istua kerran kuukaudessa parin tunnin hallituksen kokouksia, kun hallituksen eläkeläisillä ei ole muutakaan tekemistä elämässä. Hallituksen kokoukset eivät ole sitä varten.

Tunnissa selviää, jos kokouksen pystyy pitämään etänä. Aikaa menee tuplasti ja enemmänkin, jos kokous pidetään fyysisesti.

Riippuu siitä miten hallitus on valmistautunut kokoukseen. 10 vuoden kokemuksella voin sanoa, että tosi harvassa ovat hallitukset, jotka ovat etukäteen valmistautuneet saati ennakkoon laittaneet kysymyksiä.

Useimmiten kokokset muistuttavat marttakerhon kokouksia. Sitten, kun asiasta huomautun, ollaan loukkaantuneita ja vedotaan työkiireisiin - miksi lyöttäytyä hallitukseen, jos aika ei riitä.

Monessa taloyhtiössä kokoukset ovat eläkeläisten sosiaalinen tapahtuma. Voi kunpa osakkaat tietäisivät keiden haltuun ovat omaisuutensa uskoneet. Turha isännöitsijää on syytellä asioiden huonosta hoidosta. Monesti isännöitsijä on se, joka sitä kivirekeä vetää perässään. Sitten kun ehdottaa korjauksia, syytetään, että haluaa vaan remontteja, vaikka paikat ovat rempallaan...

Kyllä tunnissa pitäisi pystyä normi kokous vetämään läpi.

AIT isännöitsijä

Tällä viikolla yksi hallituksen tilinpäätöskokous kesti 3h 10min. Se on vähän paljon istuskella töissä klo 8-16 työpäivän päälle, kun on klo 17:30-20:40 yksi kokous.

Aina ei isännöitsijän työssä hommat mene putkeet. En tiedä mihin se liittyy, mutta viimeisen parin vuoden aikana tämä touhu on mennyt kummalliseksi. Kokoukset kestävät ja kestävät, eikä puhuta edes kokousasiaa. Lähinnä hallituksen jäsenet vaihtavat kuulumisiaan.

Arvaatteko, mitä tapahtui tuon mainitsemani yli kolmen tunnin kokouksen jälkeen? Puheenjohtaja soitti seuraavana päivänä 20 minuutin puhelun ja halusi käydä läpi tilinpäätöstä ja talousarviota, kun niitä ei kokouksessa (3h 10min) ehditty kunnolla käsitellä. Hänellä oli vielä paljon kysymyksiä...

Jos lasketaan tämä puhelinkonsultointi puheenjohtajan kanssa mukaan kokouksen kestoon, niin kokous vei työaikaani 3h 30min. Se on hyvä kesto hallituksen tilinpäätöskokoukselle, kun ei ole mitään korjasuhankkeita suunnitteilla eikä viime vuonnakaan tehty mitään, joten niissäkään ei ollut läpikäymistä. Hoitokate kymppitonnin plussalla viime vuonna. Rahatilanne hyvä. Ei mitään erityistä, joka olisi tuonut lisäkestoa kokoukseen.