Pöytäkirjan omatoiminen muuttaminen

Pöytäkirjan laatiminen on ensisijaisesti kokouksen puheenjohtajan vastuulla (riippumatta siitä kuka pöytäkirjan teknisesti laatii). Eli lähinnä kai sitten kokouksen puheenjohtajan asia päättää, hyväksyykö hän tällaiset jälkikäteen käsintehdyt merkinnät. Mikäli ne vastaavat kokouksen kulkua ei kai niissä mitään ongelmaa. Siis jos joku esim. haluaa pöytäkirjaan lisättäväksi jonkin keskustellun asian, mistä ei ole tehty päätöstä (ja jota ei siten ole pakko pöytäkirjata).

Pöytäkirja tulee hyväksyä joko sellaisenaan (omalla allekirjoituksella) tai hylätä (jättää allekirjoittamatta).

Päytäkirjoihin ei tulisi sotkeä mitään käsintehtyjä lisäyksiä, joten ehdotukseni on, että uusi siisti pöytäkirja kiertoon ja kommentilla: EI LISÄYKSIÄ, jos erimieltä, jättäköön lisäykset tekemättä ja allekirjoittamatta!

Itse ottaisin uuden allekirjoituskierroksen. Sinänsä minusta käsintehty lisäys ei ole ongelma kunhan siihen on merkitty kuka on muutoksen tehnyt ja milloin. Tällöin tietysti itsestään selvää, että kaikkien pitää tuo muutos hyväksyä. Joten voi olla käytännössä helpompaa tehdä uusi pöytäkirja.

Yhtiössä jossa olen hallituksen pj isännöitsijä oltuaan sihteerinä teki todella törkeitä virheitä sisältävän pöytäkirjan.

- Kokouksen pj väärin (kirjasi väärän henkilön)

-Totesi kokouksen lailliseksi vaikka kutsu ei todistetusti ollut mennyt vaaditulla tavalla ja ainakin 2 osallistuja oli jäänyt ilman. (toimi kokouksessa itse pj:nä ja sihteerinä)

- Vei kokouksen läpi huolimtta laittomuudesta

- Asiavirheitä tekstissä.

Ratkaisimme asian tekemällä tarkastajien kanssa täysin uuden pöytäkirjan ja odotimme vaaditut 3 kk :a ennen minkään pöytäkirjassa/ kokouksessa mainitun asian toimeenpanoa. Tämän menettelyn suositteli meille kiinteistöjuridiikkaan erikoistunut lakimies.

Pöytäkirja lähetettiin kaikille osakkaille liitteenä kirje jossa pyydettiin niitä osakkaita jotka eivät olleet edustettuna kokouksessa ja olivat jääneet kutsua vaille valittamaan mikäli eivät hyväksyneet tehtyjä päätöksiä.

Pöytäkirjan tarkastaja kirjaa pöytäkirjaa oman näkemyksensä kokouksen kulusta ja allekirjoittaa pöytäkirjan sen jälkeen. Tarkastaja ei voi kiistää yhtiökokouksen tekemiä päätöksiä. Pöytäkirja on se väline jolla riitatilanteessa näytetään toteen se mitä on päätetty. Jos allekirjoituksia puuttuu, näyttövoima on heikompi, mutta hallitus voi kuitenkin toimeenpanna päätökset kunnes muutoksenhakuaste toisin päättää.

Taloyhtiössämme on väärennetty pöytäkirja. Edelliseen pöytäkirjaan on tehty myöhemmin muutos. Asia koskee Aluehallintoviraston erityistarkastusta joka otettiin esille kevätyhtiökokouksessa 2016. Vuoden 2015 syysyhtiöpöytäkirjaa ei ole missään vaiheessa toimitettu sitä pyytäneelle osakkaalle. Nyt on ilmennyt että puheenjohtaja on myöhemmin muokannut vuoden 2015 pöytäkirjaa lisäämällä siihen Avin erikoistilintarkastuspyynnön. Koska pyyntö on tehty kevätyhtiökokouksen pöytäkirjan perusteella (jota ei oltu näytetty pyynnöistä huolimatta eikä toimitettu) niin väärennetyt pöytäkirjat toimitettiin vasta Avin pyynnöstä. Aluehallintovirasto ei voi enää käsitellä pyyntöä koska sen on heidän mukaansa tehty myöhässä eikä kevätyhtiökokouksessa ole asiaa pöytäkirjan mukaan lainkaan käsitelty. Näin toimii lakimiesisännöitsijä kokouksen puheenjohtajana.

Pöytäkirjantarkastaja voi merkitä allekirjoitusten jälkeen oman mielipiteensä. Varsinaiseen pöytäkirjaan ei saa tehdä mitään merkintöjä.