Työelämässä tulee usein tilanteita, joissa esimerkiksi työntekijä on lomalla, ja hänen käyttäjätunnuksensa taakse on tallennettu jokin tärkeä tiedosto, jota tarvittaisiin pikaisesti. Tällöin saatetaan pyytää ATK-ylläpitoa etsimään tiedostoa järjestelmänvalvojan oikeuksilla.
Kysymys kuuluu: onko tällainen menettely lain mukainen? Sähköpostiviestien suhteenhan lainsäädännössä on annettu selvät ehdot, joiden mukaan viestejä saa työntekijän poissaollessa tutkia. Mutta entä kun kyse ei ole viestistä, vaan serverille tallennetusta asiakirjasta?
Kysymys kuuluu: onko tällainen menettely lain mukainen? Sähköpostiviestien suhteenhan lainsäädännössä on annettu selvät ehdot, joiden mukaan viestejä saa työntekijän poissaollessa tutkia. Mutta entä kun kyse ei ole viestistä, vaan serverille tallennetusta asiakirjasta?
Vastaukset 2
Vanhimmat
Eli tarkoitatko käyttäjän serverillä olevaa kotihakemistoa, johon muilla ei ole pääsyä, vai itse suojaamaasi hakemistoa jollakin palvelimen yleisellä alueella?
Laista en tiedä, mutta meillä menetellään ainakin niin, että kun joku pyytää jotain määrättyä tiedostoa, niin tiedoston käyttötarkoitus selvitetään ensin. Ja myöskin pyytäjän tarkoitus, eli onko se tiedosto saatava aivan välttämättä. Jos selkeästi yksityinen tiedosto, niin homma loppuu siihen, mutta jos kyseessä on töihin liittyvä tiedosto, niin ensin pyritään saamaan tiedoston omistaja kiinni, vaikka puhelimitse, ja kysytään, voiko tiedoston kopioda.
Jos käyttäjää ei saada kiinni ja tiedosto on selkeästi töihin liittyvä ja tärkeä saada, se kopioidaan pyytäjälle ja pyyntö dokumentoidaan.
Ennen kuin vastaan tuohon tiedostoasiaan niin ei sähköpostiviestiä lain mukaan saa mennä tutkimaan tuosta noin vain, pitää olla selvä lain mukainen syy jos meinataan tonkia sähköpostiviestiä ja varsinkin sen sisältöä (puhutaan siis jo rikosepäillyistä) ja yleensä tämän homman kuitenkin näissä tapauksissa tekee poliisi monesti.
Mutta itse asiaan tiedostosta.
Et selvästi sanonut, että missä se tiedosto tarkalleen sijaitsee eli onko se ns. kotihakemistossa vai yleisellä alueella esim. jonkin tietyllä osastolle kuuluvalla serverin/kansiorakenteen alueella jossa pidetään tiedostoja jotta ne ovat kaikkien saatavilla.
Jos kyse kotihakemistossa niin tiedostoja ei saa mennä availemaan ilman asianomaisen työntekijän lupaa. Jos muille tarkoitettu tiedosto sijaitsee täällä niin se pitäisi olla sitten toisessa paikkaa. (meillä ainakin kaikki käyttäjät ohjeistetaan minne ja miten tiedostot tulee tallentaa).
Tästä on kyllä selvä poikkeus milloin kotihakemiston tiedostoja voidaan mennä aukomaan, meillä on ohjeistettu ja määrätty, että työntekijä jos lähtee talosta pois kokonaan, hänen tulee siivota kotihakemistonsa kaikesta tarvittavasta puhtaaksi, joten jos käyttäjä ei tätä tee ja on epäilys siitä, että siellä makaa tärkeitä työtiedostoja niin ne voidaan avata valvovan silmän alaisena. Kun työntekijä lähtee pois eikä huolehti putsauksesta ja koska nämä tiedostot kotihakemistossa on työnantajan omaisuutta voidaan näin menetellä -> tämä on kuitenkin erittäin hyvin kerrottava käyttäjille ja itseasiassa ei ole ohje vaan määräys, jonka jokainen työntekijä allekirjoittaa sopimuksessaan taloon tullessaan (näin siis meillä)
Yleisellä serverin/kansiorakenteen alueella homma voi jo olla vähän toinen ja sinne laitettavia asiakirjoja ei meillä saa salata salasanoin, jos näin tehty niin käyttäjälle kerrotaan että on menetelty väärin ja jos käyttäjää ei saada kiinni niin kyllä se tiedosto aukaistaan sitten tietyillä keinoilla (tämä aukaisu on täysin mahdollinen jos käyttäjä on menetellyt vastoin määräyksiä/ohjeita ja tiedosto pitäisi olla muidenkin käytössä.