Nyt tuli aivan uskomaton vedätys sekä isolta toimijalta, että yleisesti yrityksien käyttävmästä palvelusta:
Kun vaihdat laskutusosoitteen ja taloushallinnon hoitamisen, joka aiemmin ollut joku laskujen kierrätys osoite, jonne laskut menevät ns. suoraan skannattavaksi tms. ja sieltä ostoreskontraan ja kirjanpitoon, niin pelkkä osoite muutos ei riitä laskuttajalle. Pitää muistaa vaihtaa myös verkkomaksuosoite erikseen, eivät vaihda laskutusosoitetta vaikka osoitteen vaihtaa! Nyt kun verkkomaksu ei toimikaan, niin lasku tulee aikanaan uuteen osoitteeseen, yleensä perintälaskuna ja sitten perästä tulee vieä tuosta verkolaskusta, jonka lähettivät väärään osoitteeseen, se entinen laskujen kierrättäjä laskuttaa. Huhhuh, ja mitkä summat. Kyllä kierrätykselle tulee hintaa. Ja kyllä sitä hintaa tuli aiemminkin kierrätyksessä, nyt taloushallinnon kulut kolmannes, kun palattu vanhaan systeemiin, pieni tarvitsee vain yksinkertaisen taloushallinnon. Niin helppoa, selkeää ja nättiä!
Kun vaihdat laskutusosoitteen ja taloushallinnon hoitamisen, joka aiemmin ollut joku laskujen kierrätys osoite, jonne laskut menevät ns. suoraan skannattavaksi tms. ja sieltä ostoreskontraan ja kirjanpitoon, niin pelkkä osoite muutos ei riitä laskuttajalle. Pitää muistaa vaihtaa myös verkkomaksuosoite erikseen, eivät vaihda laskutusosoitetta vaikka osoitteen vaihtaa! Nyt kun verkkomaksu ei toimikaan, niin lasku tulee aikanaan uuteen osoitteeseen, yleensä perintälaskuna ja sitten perästä tulee vieä tuosta verkolaskusta, jonka lähettivät väärään osoitteeseen, se entinen laskujen kierrättäjä laskuttaa. Huhhuh, ja mitkä summat. Kyllä kierrätykselle tulee hintaa. Ja kyllä sitä hintaa tuli aiemminkin kierrätyksessä, nyt taloushallinnon kulut kolmannes, kun palattu vanhaan systeemiin, pieni tarvitsee vain yksinkertaisen taloushallinnon. Niin helppoa, selkeää ja nättiä!
Vastaukset 11
Vanhimmat
Et sanonut yhtään että minkä nimisestä järjestelmästä tuossa oli kyse. Kaverin firma vaihtoi marraskuulla vanhan Windows toiminnanohjausjärjestelmänsä Netvisoriin, koska sitä kautta integraatio Tilitoimistoon olisi helpompaa.
Tilitoimistoyhteys olikin helpompaa ja nopeaa. Ja kaveri oppi valokuvaamaan kännykkäkameralla ostokuiteista kopionkin, ja lähettämään ne Netvisorin kautta tilitoimistolle.
Tässä vaiheessa kaverit tosin jo napisi, että nyt hän joutuu itse valokuvaamaan ja tekemään entisiä Tilitoimiston hoitamia rutiineja. Silti kirjanpidon kuukausimaksut ovat melkein 3-kertaiset aikaisempaan verrattuna.
Suurin ongelma tuli kuitenkin tavaroiden ostamisten ja asiakkaille lähettämisten toiminnoista, materiaalihallinnasta ja laskutuksesta. Ne menivät aivan sotkuksi, asiakkaat eivät enää ymmärtäneet mistä maksavat. Ja mitä milläkin laskulla laskutettiin, erittelyitä ei laskuilla ollut eikä niitä siihen saanut.
Kaverilla meni parin kuukauden ajan kaikki aika niin oman materiaaliviraan kuin asiakkaiden valitustenkin selvittelyyn. Aikaisemmin hyvin toimineet varaston saldot menivät aivan sekaisin ja kuutamolle, ei tiennyt mitä määriä itsellä on, tai onko yhtään.
Nyt helmikuulla palaili takaisin vanhaan Windows-toimintajärjestelmäänsä takaisin. Sanoi että oli yjsinkertaisesti pakko. Eikä Netvisorilta ollut tulossa mitään parannuksia ohjelmaan, että materiaalien, ja laskutusten tilanteet olisi jatkossakaan voinut saada hallintaan.
Ostolaskujen hallinta jäi Netvisoriin edelleen. Hinnasta on vakavaa erimielisyyttä, kun toiminta siellä puolella pieneni kolmasosaan. Netvisor ei halua pudottaa hintaa, koska aikanaan on sovittu kiintestä 3 v sopimuksesta, ja mitä palveluja siihen kuuluu.
Kyllä vain sama oli. Nyt ne ostolaskujen yhteystiedojen muutos pitää tehdä, myös erikseen laskuttajan verkko-osoitteeseen-se ei vaihdu osoitteen muutoksella. Tässäkin vaihdettiin vain suoraan pankin e-laskuksi ja ihan kivasti toimii. Kunhan kaikki laskuttajat vain vaihtaisi osoitemuutoksen myös verkkolaskuosoitteen, mutta näin ei ole- yksikin if vaati ensin, että olisi pitänyt olla prh-merkitty ilmoittaja, mutta kun sanoin, että mitä hemmettiä, kun osoite on muutettu, niin ette ole laskua lähettänyt siihen osoitteeseen, vaan laitoitte vanhaan verkkomaksuosoitteeseen. Onnistuihan se, kun napakkaa palautetta annoin!
Lakisääteisisä maksuja keräävä taho lähetti edelleen vanhan kirjanpitäjän järjestelmiin laskun, vaikka osoite oli muutettu! Ja kuinkas ollakaan, se vanha systeemi laskutti siitä laskun saajaa, vaikka ei ole missään tekemisissä sinne! Karhukirje tuli paperisena sinne minne pitikin, osoite oli vaihdettu! Vaan eipä olleet vaihtaneet sitä e-lasku osoitettua, miksi?
Ja niitä kuittikopioita voi lähettää ihan sähköpostiin tai Dropsiin, sieltä ne sitten napsin kirjanpitoon, samaoin kuin tuo Nvisor tekee. Tosin ei maksa niin paljon. Ja lisäksi saa tuodan ihan paperikuitteja, jos ei viitsi kuvaa lähettää. Rahastuksen maku tuossa, niin paljon tulee jo aineistoa suoraan Dropsiin, tosin mitään noin hienoa Toiminnanohjausjärjestelmää ei tule käytettyä.
Tuo kuittien valokuvaaminen ja lähettely.
Itse leikkasin firman kortin kahtia heti kun muutin firmani oyksi,
Teen ostokset omalla hek.koht. kortilla ja kokoan kuitit käteiskuittilaskuksi ja laskutan firmalta pois.
Käteiskuittilaskun teen silloin kun itselle parhaiten sopii.
> Teen ostokset omalla hek.koht. kortilla ja kokoan kuitit käteiskuittilaskuksi ja
> laskutan firmalta pois.
Siis mitä tuossa tarkalleen tapahtuu? Jos ostaa vaikka bensaa firman autoon, sitten rautakaupasta työkaluja ja tarvikkeita, ja kirjakaupasta jotain paperitilpehööriä.
Kaikki nuo maksellee omalla henk. kohtaisella kortilla. Mutta pitäähän silti ne alkuperäiset ostokuitit rautakaupasta ja kirjakaupasta olla? Ei pelkkä korttimaksun tiliote oikeuta mitään ALV-vähennyksiä eikä mitään tekemään.
En ehkä ymmärtänyt selostustasi. Kiinnostaisi kuulla että oletko keksinyt jonkin oikotien, jolloin noita kuittilappuja ei tarvitse säilyttää, kerro hiukan lisää.
Tarkoitin kertomuksellani sitä että kuitteja ei tarvitse realiajassa toimittaa kirjanpitäjälle.
Kuitit voi kerätä vaikka yhden vuoden nimpuksi josta teet sitten keskitetysti käteiskuittilaskun.
Kun tekee isomman erän kerralla niin voi lajitella kuitit tiliryhmittäin.
Yhdelle kuitille tulee hintaa kun kirjanpitäjä tekee tuon työn, 100 kuittia x 3 kirjausta x X€/kirjaus.
Käteiskuittilaskutuksella tulee vain 3x kirjaus/tiliryhmä.
Jos vielä hoitaa itse ostolakujen tiliöinnit niin silloin ei tule edes tuota kirjausmaksua.
Minun järjestelmä on sellainen että tyhjennän lompakon laatikkoon kuiteista kun lompakko ei mene enää kiinni, sitten tarpeen mukaan teen kertyneistä kuiteista käteiskuittilaskun.
Oy on siinä mielessä tiukka että tilit pitää täsmätä, tmi. ky. voi nostaa rahaa mielin määrin tililtä ja toimittaa joskus kuitit jos muistaa.
Tuo käteikuittilasku on huomattavasti vapaampi kuin se että otetaan kännykällä kuva joka ostoksen jälkeen kuitista ja lähetetään kirjanpitäjälle ja auta armias jos et muita/kerkeä.
Tietenkin jos haluaa harrastella niin voi ottaa valokuvan kuiteista ja tehdä niiden perusteella käteikuittilaskun, tosin paljon nopeampi on lappaa kuiteja skanneriin ja skannata ne kerralla tiliryhmittäin.
Ja jos oikein tarkkoja ollaan niin käteikuittien määrää kannattaa muutenkin vähentää minimiin, polttoaineet lakulle, rautakauppaostokset laskulle, kahvit, wc paperit, yms. esim. arinan kortilla josta tulee lasku, yms. yms.
Käteiskuitit ovat kaikkein kallein ja aikaa vievin systeemi, mutta halviin on käsitellä ne itse.
>Jos vielä hoitaa itse ostolakujen tiliöinnit niin silloin ei tule edes tuota kirjausmaksua.
>
>Minun järjestelmä on sellainen että tyhjennän lompakon laatikkoon kuiteista kun
>lompakko ei mene enää kiinni, sitten tarpeen mukaan teen kertyneistä kuiteista
>käteiskuittilaskun.
Edelleenkään en ymmärrä miten teet kuukausitasolla sen ALV-ilmoituksen verottajalle, jos noita käteiskuitteja vaikka vuodenkin verran pidät piirongin lootassa. Sitäkään en keksi mikä ero tässä ALV-ilmoituksen kk-tasoisen ilmoituksen kohdalla olisi Tmi:n ja Oy:n välillä.
Tiliöit siis itse ostolaskusi ja ehkä teet kuukausittaiset ALV-laskelmatkin itse ?
Sitten kerran vuodessa keräät kaikkien käteiskuittien summat, ja tiliöit niiden tapahtumat ja teet ALV-erittelyn yhdelle tositteelle, ja viet sen Tilitoimistollesi.
Yritän hahmottaa että miten tuota teet. Mutta isohkotöiseltä tuntuu kaikkien vaihtoehtojen kautta ajateltuna.
Se on selvää että kirjanpitokulut alenevat jos joka kuitin tiliöimällä tapahtumia tulee vaikka 300 kpl vuodessa. Ja omalla systeemilläsi, käteiskuittien koontilaskulla, tulisi vain 3..4 kpl tapahtumaa vuodessa.
...
No, ehkä tämä ei lopullisesti selviä. Aina vaan kiinnostaa kuulla jos joku on keksinyt jotain käteviä menetelmiä. Ostokuittien valokuvaaminen ja lähettäminen tilitoimistolle, on sekin yhdenlaista takaisinpäin menoa. Omien työmäärien kasvattamista, ja valvomista että tuliko kuvasta tarpeeksi terävä jne.
Jee, jee olet oikea yrittäjä ja löytänyt kirjanpidon oikean sielun! Olet ihanne yrittäjä, uskon että menestyt, koska teet oman osuutesi helpoksi kirjanpitäjälle.
Ainakaan yhden hemmon nakkikiskan, ei edes Oy-muotoisena, ei kannata kirjanpitäjää käyttää lainkaan.
ATK-ohjelmaan on naurettavan helppoa naputtaa ne menot ja tulot. Kuukausittain ALV-ilmoitus, ja tilikauden lopussa tilinpäätösajot.
Eikä tosiaan tarvii niitä kuitteja "modenisti" valokuvailla eikä lähetellä kellekään. Kun ne kaikki laput ovat omassa hanskassa, tai siis tietenkin omassa mapissa.
Yrityksesi kirjanpidon hoitaminen ei ole niin vaikeaa kuin luulet. Sinun tulee vain laatia laskut ja katsoa kuka on sinulle velkaa sekä seurata mihin rahaa käytetään ja luokitella kulut. Merit Aktiva - ohjelmassa on kaikki tarvitsemasi toiminnot, muttei mitään turhaa. https://www.meritaktiva.fi/kirjanpito-ohjelma-yrittajille/