Ollaan n. 3 hengen Oy-muotoisessa perheyrityksessä pidetty nyt perinteistä kirjanpitoa n. 15 vuoden ajan. Eli käytännössä mapitetaan kuitteja ja laskuja ja toimitetaan kirjanpitäjälle. Välissä tapahtuu sitten kaikenlaista, kuten alvimaksut myöhästyy syystä tai toisesta, ja tulee mätkyjä.
Suurimpina epäkohtina itse näen, että kirjanpitäjä joutuu näpyttelemään samat kuitit enemmän tai vähemmän uudelleen, mitkä on jo itse kertaalleen näpytellyt. Eli jos voisi suoraan tuollaiset mekaaniset asiat itse näpytellä tietokantaan, niin kirjanpitäjä säästyisi osittain täysin turhalta näpyttelyltä, ja tulisi näin halvemmaksi. (Toisaalta kirjanpitäjän oma bisnes pienentyisi kai myös samalla.)
Mutta onko nykyään taloushallinto-ohjelmat sellaisia, että a) kirjanpitäjä voisi tarjota palvelun, johon yrittäjä voisi itse näpytellä mahd. paljon asioita (ja printtailla ulos tarvittaessa), jolloin myös alvi-maksut ja muut kaiketi voisi olla paljon automatisoidumpia ja kätevämpiä tai b) taloushallinto-ohjelma olisi niin helppokäyttöinen, että voisi harkita jopa kirjanpitäjän käyttämisen lopettamista?
Mainittakoon, että turvallisesta ja asiallisesta kirjanpitäjästä mielellään kyllä maksaakin jonkun verran, eli tarkoitus ei ole nyt säästää viimeiseen pennoseen asti, vaan lähinnä pohdin kirjanpidon nopeuttamisen ja turhan työn minimoimisen mahdollisuuksia.
Suurimpina epäkohtina itse näen, että kirjanpitäjä joutuu näpyttelemään samat kuitit enemmän tai vähemmän uudelleen, mitkä on jo itse kertaalleen näpytellyt. Eli jos voisi suoraan tuollaiset mekaaniset asiat itse näpytellä tietokantaan, niin kirjanpitäjä säästyisi osittain täysin turhalta näpyttelyltä, ja tulisi näin halvemmaksi. (Toisaalta kirjanpitäjän oma bisnes pienentyisi kai myös samalla.)
Mutta onko nykyään taloushallinto-ohjelmat sellaisia, että a) kirjanpitäjä voisi tarjota palvelun, johon yrittäjä voisi itse näpytellä mahd. paljon asioita (ja printtailla ulos tarvittaessa), jolloin myös alvi-maksut ja muut kaiketi voisi olla paljon automatisoidumpia ja kätevämpiä tai b) taloushallinto-ohjelma olisi niin helppokäyttöinen, että voisi harkita jopa kirjanpitäjän käyttämisen lopettamista?
Mainittakoon, että turvallisesta ja asiallisesta kirjanpitäjästä mielellään kyllä maksaakin jonkun verran, eli tarkoitus ei ole nyt säästää viimeiseen pennoseen asti, vaan lähinnä pohdin kirjanpidon nopeuttamisen ja turhan työn minimoimisen mahdollisuuksia.
Vastaukset 10
Vanhimmat
niitä kuitteja sinne, vaan tietotaitoakin pitää löytyä, eli jos sinulla itselläsi on tarpeeksi tietoa kirjanpito ja verolaeista, sekä asetuksista niin hyvä ohjelma on esim. HansaWorld, jossa laskut kirjaantuvat suoraan kirjanpitoon ja se taas nopeuttaa asioita.
Tuohon Hansaan esimerkiksi etäkäyttö kirjanpitäjälle. Kp voi käydä tekemässä muut tiliöinnit ja kerran vuoteen tilinpäätöksen.
Kannattaa kyllä hyödyntää netin mahdollisuudet ja etäkäyttö. Laskutusta ja kirjanpitoa en pitäisi enää erillään vaan valitsisin jonkun integroidun pikkuerpin esim just Hansaworld express tai vaikka saman firman FirstOffice professional. Molemmista löytyy reskontrat, kirjanpito ja etäkäytöt .
Nythän on niin, että jos kerta kykenet kirjanpidon näpyttelemään = tiliöimään, kannattaa sinun hankkia kirjanpito-ohjelma, eikä kirjanpitäjää.
Juuri tuo työ, eli tiliöinti oikelle tilille on se jutun juju, että kirjanpito tulee tehtyvä oikein. Tulosteet yms. saakin sitten ohjelmasta ulos. (useissa valmiina, toisissa voi tehdä omanlaisensa. Sen ensimmäisen kerran kun asiaan perehtyy, on se sitten seuraavalla kerralla vaan napin painallus)
En ymmärrä mitä sinä näpyttelet, jos kerta et voi esim. netin kautta käyttää tilitoimiston ohjelmistoa? Samaten kuin se, että alvissa on n. 1,5 kk maksuaikaa, toimita ihmeessä kuukauden tositteet aikaisemmin, niin ei alvi myöhästy.
Teen itse asiakkaitteni kirjanpitoa yleensä 2 kk:n jaksoissa, eikä alvit myöhästy.
Otanpa kysymykseni takaisin ja uuden tilalle.. Onko viime vuosina tullut niin hyviä internetissä tietokannassa toimivia kirjanpito-ohjelmia, joita ehdottomasti perinteisen vanhanaikaisen (ei internetissä toimiva tietokanta käytössä) kirjanpitäjän kannattaisi tutustua?
Toivoisin esimerkiksi sellaista toimintoa, että kirjanpitäjä voisi vain lähettää sähköpostitse alvinmaksutiedot, jotka voisin sitten suoraan esim. copypastea Nordean verkkopankkiin.
Nykyisessä systeemissämme on varaa erilaisille inhimillisille erehdyksille, ja niinpä joudummekin jatkuvasti käyttämään aikaa erilaisten virheiden ja myöhästymisien korjailujen parissa. Ehkä se on ollut vain epäonnen keskittymistä viime aikoihin. Esimerkiksi kerran paperinen tiliote ei saapunut postitse koskaan, joten jouduin manuaalisesti kokoamaan kuun tilitapahtumat verkkopankin sivuilta. Olisi maksanut ryöstöhinnan tilata uusi paperinen tiliote pankista (ja ei oltu itse hukattu edes sitä).
Kyllä ohjelmistojakin on, mutta harvemmin palvelu toimii niin, että asiakas itse syöttää tiedot sisään, lähinnä kyseessä on se, että asiakas voi tulostaa tiettyjä raportteja.
Mitä tulee siihen, että sähköpostista saisi suoraan copypastella verkkopankkin, en ole tuollaisesta kuullut. Mutta eihän ole suurensuuri asia avata sitä verkkopankkia ja laittaa summa sisään, laskupohjanhan voi laittaa aina valmiiksi erääntyviin; viitehän on sama, jos kerta alv-velvollinen on.
Tilaa ihmeessä pankista itsellesi sähköinen tiliote, silloinhan se on koneelta tulostettavissa heti kuun vaihteen jälkeen.
Kiitoksia vastauksista, tästä on apua.
Tyhmä kysymys alv-maksuista: Onko systeemi jotenkin muuttunut nykyään, riittääkö pelkkä viitenumero, ettei tarvitse enää syöttää niitä 21=xxx/71=xxx jne. viestikenttään? Viestisi perusteella vaikuttaisi siltä.
Sähköisessä tiliotteessa oli ylitsepääsemätön ongelma: Käytössäni on Nordean verkkopankki, ja siellä voin tallentaa itselleni Exceliin tiliotteen, jossa on hirveästi leveyttä vaakasuunnassa. Niinpä en saa oikein mitenkään tiliotetta tulostettua siten, että siitä saisi jotain selvää. Ellei sitten fonttia laita ihan mielettömän pieneksi ja paperin vaakasuuntaiseksi. Onko sinulla joku ratkaisu tähän? Osaisin kyllä muokata sen järkeväksi, mutta siihen menisi ihan liikaa aikaa kuukausittain. Onko olemassa joku ohjelma, joka siistisi sen tabuloidun tiliotteen siistiin muotoon automaattisesti?
Eikös tyvi-palvelulla saa suoraan lähetettyä verottajalle tiedot?
Jos sinä hoidat alv:n maksun, niin sinulle riittää tieto maksettavasta summasta (sähköpostilla). Viitenumero pysyy samana koko vuoden. Kun ensi vuoden alv-laput tulevat postissa, niin ota itsellesi se maksuohjelappunen, siinä on viite ja pankkitilit.
Mä tiedän tuon Nordean ongelman henkilökohtaisella tililläni, mutta mulla on yhden asiakkaan sähköinen tiliote sellainen, että sen saa ihan paperiotteen näköisenä tulostettua.
Tämä sopimus vaatii pöytäkirjan tekemisen, johon kirjoittaa, että päätetty liittää pankkisopimukseen sähköinen tiliote ja sen paperin kanssa pankkiin. Silloin saa sen kunnollisen tiliotteen tulostettua.
Tuo alv-maksu. Silloin kun on ne mahdolliset lomakeett tulleet, siinä on ollut päällimmäisenä sellainen sähköisen maksamisen ohje ja siinä toistuva viitenumero. Mikäli maksaa ajallaan = oikean kuukauden aikana, ei noita viestitietoja tarvitse syöttää. Nehän ilmoitetaan sähköisesti.
Tositteethan voi säilyttää koneella, samoin kuin muunkin kirjanpitoaineiston, eikä niitä tarvitse tulostella, jos ei välttämättä ole tarvetta. Jopa verotarkastajlle pitää nykyisin kelvata se, että tositteet on helposti selattavissa tietokoneen näytöllä.
Itse käytän ProCountoria, jonka avulla sekä me että tilitoimistomme käytetään samaa tietokantaa nettiselaimen kautta. Salaus on pankkitasoinen eli käyttö on myös turvallista. ProCountorilla voi hoitaa niin myynti- kuin ostolaskut, laskujen maksamisen,kirjanpidon, palkanlaskennan ja yleisimmät viranomaisilmoitukset. Tiliotteet saa halutessaan suoraan järjestelmään. Käyttäminen on kohtuuhintaista ja ohjelma on moniin muihin verrattuna helppokäyttöinen. Kaikki muu pyörii sähköisesti tuolla järjestelmässä, ainoastaan tasekirja tulostetaan paperille.