Ensimmäinen lasku

laskua seuraa lisää laskuja, joten ehdotan että hankit laskutusohjelman jos Sinulla on tietokone ja tulostin. Halvimmillaan ja pienen firman tarpeisiin riittävän saat excel-sovelluksena asiakasrekistereineen ja tuote/palveluluetteloineen, alv-laskentoineen, viivästyskorkoineen jne.

Kirjoitit:

"Jos tulostan netistä valmiin pohjan, tarvitsenko niitä kaksi kappaletta eli jääkö minulle myös oma kappale (siis kirjoitan kaksi laskua?)?"

Näin on paras tehdä, niin jää itsellesi tosite mitä olet laskuttanut.Kehittynyt excel-sovellus, jollaisen siis voi ostaa, tekee myös automaattisesti kirjanpitotositteen,jonka voit tulostaa tai tallentaa sähköiseen muotoon.

"Paljonko annan maksuaikaa; käykö 7 päivää?"

Yleinen hyvän liiketavan mukainen maksuaika on 14 päivää netto, vaikka tuota 7 päivääkin (valitettavasti) näkee.

"Mistä saan viitenumeron vai voinko heittää sen ihan omasta hatusta esim. 0810001?"

Kyllä ja et: voit päättää miten muodostat viitenumeron, esim. eräpäivä,asiakasnumero, laskun summa jne, mutta se pitää esittää 5 numeron sarjaksi oikealta lukien jaksotettuna ja viimeisen numeron pitää olla tietyllä laskukaavalla tuleva tarkiste - jota useimpien "maallikoiden" on tarpeettoman vaikea laskea. Laskentakaava löytyy Finanssialan keskusliitolta jos harrastusta riittää - itse kaavan omaan palveluuni kyhänneenä en kaikille suosittele.
Viitenumeron saa siis laskutusohjelmasta ja itse käytän omatekemääni Excel-pohjaista lomaketta, joka laskee viitenumeron, eräpäivän, viivästyskoron ym, ja siinä on asiakasrekisteri ym herkut.

"Mitä muita pakollisia tietoja laskuun on merkittävä, siis näitä maksuun liittyviä?"

Laskun kirjoituspäivä, eräpäivä, laskun numero, viivästyskorko jne - netissä on valmiita lomakkeita, joissa on tarpeelliset tiedot. Nuo ilmaiset lomakkeet vain toimivat hiukan vajaasti esim. käteispyöristysten suhteen, mutta kyllä niillä satunnaisen laskun voi tehdä. "Vakavaan" laskutukseen ne eivät pitemmän päälle käy.

"Entäs nuo muut maksuehdot ja huomautusajat?"

Yleinen huomautusaika on tuo 7 pv, jonka Sinä haluaisit olevan maksuaika. Jo siksikin on suositeltavaa käyttää 14 pv maksuaikaa: jos vaikka asiakas on väärinkäsityksen vuoksi epävarma maksaako ja ehtii soittaa Sinulle esim. matkan vuoksi vasta seitsemäntenä päivänä, ja huomaa sitten laskun aivan asialliseksi, on hyvän liiketavan mukaista että hänelle jää vielä maksuaikaa, ettei ole pakko ehtiä heti rynnätä pankkiin viivästyskorkon pelossa.

"en tietysti mene tekemään hommiakaan jos laskua ei ole maksettu. Siis miten se ilmaistaan tuossa laskussa?"

Se ilmaistaan jo kaupantekovaiheessa ja laskun lisätietoja-kenttään voi vielä kirjoittaa, että ennakkomaksu on työn suorittamisen edellytys - se ei kuitenkaan saa tulla tilaajalle ikävänä yllätyksenä laskutusvaiheessa, vaan hänelle on tehtävä tämä selväksi jo etukäteen.

Pakolliset tiedot laskussa:
- Laskun päiväys
- Laskun numero (juokseva tunniste)
- Myyjän ja ostajan tiedot
- Myyjän y-tunnus
- tavaran tai palvelun luonne ja määrä
- toimituspvm.
- veroton yksikkohinta
- arvonlisäverokanta
- veron määrä

Ja tietysti hyvä on olla myös suoritettava summa kokonaisuudessaan, vaikka sitä ei välttämättä edellytetä.

Mikäli et ole alv-rekisterissä, et SAA mainita laskussasi verokantaa tai veron määrää.

Lisäksi pienissä alle 1000 euron laskuissa riittää kevennetyt laskutiedot:
- laskun päiväys
- myyjän nimi ja y-tunnus
- tavaran tai palvelun luonne ja määrä
- veron määrä

Jos laskussa on usean verokannan tavaroita, täytyy veron määrät eritellä verokannoittain.

14 pv netto on ehkä yleisin maksuehto, lisäksi voi antaa ns. käteisalennusta nopeammasta maksusta. Esim. 14 pv netto, 7 pv -2 %. Yleinen toimintatapa yritysten välisessä kaupassa on nimittäin, että laskut maksetaan vasta eräpäivänä. Käteisalennus on kannustaa maksamaan laskut nopeammin.

Jos tavara tai palvelu toimitetaan vasta kun lasku on maksettu, on ehkä suotavaa, että siitä mainitaan jo ennen laskun antamista jollakin tavalla.

Ja tosiaan lasku kannattaa aina tulostaa kahtena kappaleena. Kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään tositteet kaikista tapahtumista.

Netistä löytyy ilmaisia laskutusohjelmia joilla saa viitenumerot ja muut muotoasiat kohdalleen. Esimerkkinä Arkhimedes. Siinä on maksullisiakin osia mutta ilmaisella perusosalla pärjää mainiosti jos vain lähettää harvakseltaan laskuja.

Kannattaa myös muistaa että osa ihmisistä ja yrityksistä maksaa laskut sääntöjään myöhässä. Tälle "et voi mitään". Voit tietenkin pistää heti muistutusta liikkeelle ja sitten perintätoimistolle. Tosiasiassa kuitenkin siinä vaiheessa kun viet asiaa perintätoimistolle voit heittää hyvästit sille että möisit samalle asiakkaalle jatkossa mitään. Eli jonkinmoista maksuaikaheittoa on pakko sietää jos kyseessä on asiakas joka ostaa sinulta toistuvasti, ja perintä kannattaa ensisijaisesti hoitaa pehmeästi eli vaikka soitella että "teiltä on varmaankin unohtunut maksaa tämä meidän lasku".

Toki jos asiakas aina vaihtuu eli myyt työn tai tuotteen vain kerran samalle taholle niin voit olla tiukempi.

Muista keskeytysilmoitus (vähintään 7 pv ennen), muistutuslasku y.m jotta menettelet laillisesti. Muuten voi tulla itsellesi kalliiksi.

www.laskulle.fi , sieltä voi tehdä laskut ilmaiseksi ja itse myös postitan ne www.postita.fi palvelun kautta, niin ei joudu kuorittamaan ja kalastelemaan postimerkkejä.