Miten openofficella joukkokirje??

Hei!

Joukkokirje (ja tarrat ja muu sellainen) onnistuu OpenOfficella helposti. Ensiksi kuitenkin tarvitaan tietokanta, mistä tiedot luetaan. Ellei sellaista ole valmiina, niin sen luonti käy OpenOfficen Calcilla nopeasti:

1)luodaan uusi taulukko
2)ensimmäiselle riville kenttien otsikot
3)seuraaville riveille niitä vastaavat tiedot
esim seuraavasti:

yritys etunimi sukunimi katuosoite postiosoite
OO Oy Maija Mäkinen Pihnatie 2 33200 TAMPERE
Toka Ry Pentti Aro Heinäkatu 1 a 00100 HELSINKI
jne

4)talletetaan tämä uusi tietokanta haluttuun paikkaan .csv -muodossa. Tallennuspaikkana kannattaa käyttää tämän tyyppisiä tietokantoja varten luotua hakemistoa, sillä useaan erilliseen tiedostoon voidaan viitata tarvittaessa.
5)tallennusvaiheessa rasti ruutuun kohtaan ”muokkaa suodattimen asetuksia”
6)Merkistönä kannattaa mielestäni käyttää ”Länsi-Eurooppa, ISO-8859-15” tyyppiä
7)Kentän erottimena pilkun sijaan puolipistettä ;
(koska pilkku voisi jossain yhteydessä sekaantua desimaalipilkkuun)
8)Tekstin erottimena saa olla oletuksena tarjottu lainausmerkki ”
9)Ei rastia ruutuun ”Kiinteä sarakkeen leveys”
10)Hyväksytään OK:lla ja OpenOffice varottaa, että ainoastaan aktiivinen taulu talletettiin – niin pitikin ja kaikki on kunnossa

Nyt meillä on tietokanta valmiina, jonka jälkeen pääsemme kirjoittamaan kirjettä:

1)Muodostetaan ensiksi yhteys meidän tietokantaan, joka juuri luotiin (tai vastaavalla menetelmässä tietysti johonkin jo olemassa olevaan)
2)Valitse (Calcissa tai Writerissä, ei ole väliä) ”Työkalut” -valikosta ”Tietolähteet...”, missä hallitaan yhteyksiä erilaisiin tietolähteisiin. Oletuksena siellä lienee Bibliography -niminen tietolähde, joka on sinne malliksi luotu.
3)Valitse ”Uusi tietolähde” -painike ja syötä tietolähteelle sopiva nimi.
4)Tietokannan tyypiksi ”Laskentataulut”
5)Tietolähteen URL:in saat kohdalleen kun määrittelen kenttään hakemiston, jossa tietokantasi sijaitsee (tai selaat hakemiston esille [...] -painikkeella).
6)Seuraavaksi siirrytään ”Teksti” -välilehdelle, jossa vaihdetaan tiedostomuodon tunnisteeksi csv.
7)Ja merkistöksi Länsi-Eurooppa – ISO-8859-15 (oleellista lähinnä se, että ovat samat molemmissa)
8)Nyt kun vielä hyväksytään asetukset OK:lla, päästään hyödyntämään luotua linkkiä

Joukkokirje on mahdollista luoda ihan kirjoittamalla normaali asiakirja. Vastaanottajan kohdalle etunimen, sukunimen, yrityksen, katuosoitteen ja postinumeron paikoille lisätään kuitenkin kenttä, joka viittaa kyseisiin tietoihin. Se tapahtuu seuraavasti:

1)”Lisää” → ”Kenttä” → ”Muu” (tai valitse ”lisää kenttä” toiminto vasemmalla olevasta pikavalikosta tai paina CTRL F2)
2)Tietokanta -välilehdellä pitäsi nyt olla tietokantayhteytesi nimi, josta löytyy [ ] -painikkeesta auki laventamalla kaikkien määrittelemiesi kenttien nimet.
3)Voit valita kentän ja painaa [Lisää] -painiketta tai vaihtoehtoisesti suoraan raahata tekstiin oikealle paikalle hiirellä kenttiä.

Nyt olemmekin jo pitkällä ...

Loppu hoituu sitten tulostettaessa. Valitset vain ”Tiedosto” → ”Tulosta” ja ohjelma havaitsee että asiakirjassasi on tietokantoihin viittaavia kenttiä ja varmentaa sinulta, että haluat nimenomaan joukkokirjeen tulostaa. Vastaamalla ”kyllä”, pääset itse asiaan.

Tämä oli eräs tapa hoitaa joukkokirje. Valmiita pohjia löytyy ”Tiedosto” → ”Ohjattu toiminto” → ”Luo kirje” tai voit myös hyödyntää suoraan ”Työkalut” -valikosta löytyvää ”Joukkokirje...” -toimintoa. Näillä ohjeilla pääset kuitenkin alkuun ja idea aukeaa mistä on kyse.

Onnistuiko?