Miten saada tehoa palavereihin?

Hyvä kysymys! Olin useita vuosia valtion työssä, verohallinnossa. Siellä oli mitäänsanomattomia palaveria ja erittäin ammattitaidoton johtaja joka veti itsekkyydellä näitä kuivia palaveria, joskus piti pitkään kuunnella miten hän oli pessyt ikkunoita, milloin oli käynyt jotain sukulaista katsoon sairaalassa jne. Työaikaa meni aivan valtavasti hukkaan. Sanoinkin, nämä ei onnistuisi yksityisellä sektorilla, kellään ei olisi sellaiseen varaa.
Onneksi olin työllisyysmäärävaroin, niitä myös ennen käytettiin aivan väärin.

Tuntuvatko ne kaikista turhalta?

Kysy jokaisen palaverin jälkeen yhteenvetoa paperilla ja toivo, että jokaisen palaverin välissä tapahtuisi jotakin asian eteen päin viemiseksi. ITselläni on tapana kysyä aina palaverin päättyessä yhteenvetoa ellei puhjohtaja tee sitä.

Tai voithan kysyä miksi te palaaveeraatte eli mikä on kokoontumisenne tarkoitus-.

Tarvitaan selkeästi johtajuutta, esimerkkiä.

Me pidettiin valtiolla joka viikko palaveri tyyliin onko kellään mitää asia eikä kellään koskaan ollut, mutta palaverin jälkeen väittömästi pomon poistuttua valitettiin joka asiasta. Mutta nykyinen työni ääripää: Ei palavereita juuri lainkaan.

Nyt teen aika vaativaa työtä, missä vain heitettin listoja eteen tee nuo -tyyliin, ja olen vielä aika uusi. Nyt kun olen tehnyt niitä, joudun miettimään ja etsimään ja kyselemään ja omassa firmassa ei ole oikein keltä kysyä. Työkaveri on antanut kuvaa hän tietää kaiken, mutta ei todellakaan tiedä. Hänen hommansa olisi ollut tehdä esivalmistelut, mutta kun havaitsi homman vaikeaksi, ei voinut sirtää niitä asiantuntijoille, vaan heitti ne minulle ja kesäharjoittelijalle, jotka emme tunne asiaa kovin hyvin. Ei nimittäin myönnä koskaan, ettei osaa tai tiedä jotain asiaa. Mä olen käynyt kyselemässä hänen ohitseen muilta ja sieltä tulee sitten "ei se voi tietää.." ja saan jopa syytteitä siitä, että olen tehnyt hommia väärin/,kysellyt vääriltä ihmisiltä.

Näin jälkeenpäin ajatellen, meidän olisi pitänyt pitää palaveri, kirjata selvät vastuunjaot ja pitää asiasta seurantapalaveria. Olen kyllä nyt pomolle tehnyt selväksi, että olen joutunut arvailemaan asioita, kun ei ole asiantuntijaa. Sekä minä että pomo olemme lähdössä firmasta pois, monesta tämäntapaisesta syystä. Eli ei oikein koskaan mene niin kuin pitää, palavereja on joko liikaa ja joutavia tai sitten ei edes asiasta.

Olin joitain vuosia sitten tehokkaan palaverin veto -valmennuksessa. Valmennuksesta sai aivan jäätäviä, konkreettisia työkaluja, joista on ollut valtavasti apua. Valmennuksessa puhuttiin tekniikasta nimeltä fasilitointi. Ideana oli, että jokaisessa kokouksessa on sisältö ja prosessi, ja että oikeanlainen prosessi (tapa ohjata kokousta) on se, jonka avulla palaveria voi tehostaa.

Valmennuksen veti sellainen energinen heppu nimeltä Mirko Häyrinen. Hänellä näyttäisi nykyään olevan firma, joka on oikein keskittynyt tuohon fasilitointiin ja palaverien tehostamiseen. Nettisivut ovat www.elevator.fi. Jaa että mitä ihmettä se fasilitointi nyt sitten on? Fasilitointi asiasta lisätietoa löytyy saman firman sivuilta www.elevator.fi/fasilitointi/.

Todella hyvä kysymys. Itseä rupeavat turhat palaverit jo suoraan sanottuna ketuttamaan. Jos tuosta fasilitointi -jutusta olisi apua, niin se tulisi todella tarpeeseen!

turha keksiä mitään hienoja sanoja, kokous on tilaisuus jossa käsitellään asioita joista monen henkilön on tarpeellista olla tietoinen.

Kävin tuolla sivustolla www.elevator.fi, jossa tätä fasilitointi -asiaa selvitetään paremmin. Ihan asiaa tuntui olevan.

Hyvän kokouksen perustan luo hyvä valmistautuminen. Kokous, johon porukka ei oo valmistautunut, on ajanhukkaa.

Itseäni uuvuttaa palavereissa se, että jotkut alkavat puhua aivan eri asioista, mitä esityslistalla on. Viimeksi eräs tyyppi puhui erään ohjelman hankkimisesta puoli tuntia. Pahinta tässä on se, että kokouksen vetäjä ei puutu asiaan.

Samoin se jurppii, että joku, jolla ei ole mitään valtuutta päättää jostain asiasta ja joka toimii samalla pöytäkirjan kirjoittajana, kirjoittaa muistiin jotain, minkä on lähinnä itse päättänyt ILMAN PERUSTELUJA.

Tuo oikeastaan potuttaa eniten, että ihmiset esittävät perusteettomia seikkoja tuntematta välttämättä lainkaan asiaa tai että se perustuisi johonkin, kuten esim. liiketoimintastrategiaan, suunnitelmiin tai ylipäätään johonkin älylliseen ja loogiseen.

Työelämä on masentavaa.