Gallup - mihin aikaan pidetään hallituksen kokoukset?

Aloitetaan viikko pienellä gallupilla. Isännöitsijät, mikä on isännöimiesi taloyhtiöiden
1.) hallituksen kokousten yleisin alkuaika?
2.) mikä on työaikasi?
3.) milloin mielestäsi hallituksen kokoukset pitäisi istua?

Omat vastaukseni:
1.) Yleisin alkuaika hallituksen kokouksille on klo 16-17 välillä. Yhdessä taloyhtiössä hallituksen kokoukset saadaan istuttua klo 15 alkaen. Monessa taloyhtiössä hallituksen kokouksia halutaan kuitenkin istua puheenjohtajan vaatimuksesta klo 18:00 tai 18:30 alkaen. Joskus on aloitettu jopa klo 19:00 hallituksen kokous!
2.) Työaikani on klo 8-16
3.) Kuten millä tahansa toimialalla, hallituksen kokoukset pitäisi tietysti saada istuttua isännöitsijän työajalla klo 8-16 välillä. Epäoptimaalisessa tilanteessa, jossa isännöitsijä joutuu ylitöihin, kokous voi alkaa työpäivän perään klo 16:00, klo 16:30 tai ääritapauksessa klo 17:00.

Kuten joku on joskus todennut, ei ole oikeastaan mitään perustetta, miksi hallituksen kokouksen pitäisi alkaa myöhemmin kuin klo 17:00. Klo 8-16 työpäivää tekevälle isännöitsijälle klo 18:00 tai klo 18:30 alkava hallituksen kokous on aikataulullisesti ihan vihonviimeinen asia. Täyttä järjettömyyttä, siis. (Mitä teen klo 16-18 välisen ajan odotellessani kokouksen alkua? Se aika ei ihan riitä kaupassa käyntiin, kokkaamiseen, lasten noutoon koulusta ja harrastuksiin kuskaamiseen eli normaaliin elämään!)

Jos hallituksen jäsenillä on niin iltapainoitteiset työt, että klo 17:00 alkava hallituksen kokous ei pari-kolme kertaa vuodessa tule kuuloonkaan, kokoukset kannattaa siirtää mieluummin AAMUUN klo 7:30 alkaen tai klo 7:45. Se on paljon normaalimpi aika klo 8-16 työpäivää tekevälle isännöitsijälle kuin istua illalla kaksi tuntia työpäivän päättymisen jälkeen klo 18:00 alkava parin tunnin hallituksen kokous klo 18-20.

Mikä mahtaa olla syynä sille, että hallituksen puheenjohtajat eivät itse ymmärrä ehdottaa ja kysyä aamukokouksia? Ketjun aloituksen pontimena on tänään erään taloyhtiön puheenjohtajan lähettämä sähköposti. Hän ei edes vaivautunut kysymään minulta, mihin aikaan minulle sopii hallituksen kokous. Hän lähetti sähköpostin, jossa oli yksi lause: "Pidetään hallituksen kokous 27.11. klo 18:00."

On aika kummallista, jos on jotenkin itsestäänselvyys, että isännöitsijä osallistuu hallituksen kokouksiin ihan silloin, kun asiakas kehtaa vaatia eli mihin aikaan tahansa. Vaikka olisi kuinka asiakaspalveluhenkinen työntekijä, ei se ihan niinkään mene. Suomessa kun työntekijöillä on tapana tehdä töitä työantajan määräämällä työajalla. Jos isännöintitoimisto on auki ma-pe klo 8-16 ja työaika on ma-pe klo 8-16, on vaikea nähdä klo 18 alkavien kokousten olevan millään lailla "normaalia arkea", hätä- ja poikkeustilanteet toki poislukien.

Jos taloyhtiössä syttyy tulipalo ja koko talo palaa maan tasalle, silloin ei isännöitsijäkään katso kelloa, vaan asian selvittely alkaa vaikka keskiyöllä ja jatkuu läpi yön. Siinä ei ole mitään kummallista. Mutta rutiininomaiset ja kiireettömät hallituksen kokoukset, joita yhdellä isännöitsijällä on 100 kpl vuodessa eivät ole hätä- ja poikkeustilanteita. Siksi niitä ei kuulukaan istua älyttömiin kellonaikoihin iltaisin.

Mitä mieltä ovat ketjua lukevat puheenjohtajat ja isännöitsijät? Mikä siinä on, ettei hallituksen kokouksia saada AAMUIHIN? Kenen mielestä klo 18-20 on normaalimpi ja järkevämpi aika vaativaan päätöksentekoon kuin vaikkapa kaksi kertaa tehokkaampi tunnin mittainen kokous klo 7:30-8:30? Nuo iltakokoukset kun tuppaavat venymään ylipitkiksi kahvittelun, esityslistan ulkopuolisten kuulumisten ja lomakokemusten vaihdoiksi, vaikka idea ei kai varsinaisesti ole saapua hallituksen kokoukseen kahvittelemaan ja vaihtamaan kuulumisia. Viime viikolla eräässä hallituksen iltakokouksessa keskusteltiin mm. Bilteman lounaan hinnoista, Bilteman ruoan laadusta sekä Bilteman asiakasmääristä. Siinä se ilta sitten menee, kun hallituksen jäsenet väittelevät Kanaria vai Madeira talvilomakohteeksi. Tosi ammattimaista.

Eivätkö hallituksen jäsenet saa tavattua toisiaan vapaa-ajallaan ja mentyä klo 18:00 puheenjohtajan kotiin tai kahvilaan kahvittelemaan ja vaihtamaan kuulumisia vaikka sinä samana päivänä, kun on pidetty hallituksen kokous aamulla klo 7:30-8:30? Eivätkö hallituksen jäsenet osaa tavata toisiaan ilman, että isännöitsijä istuu pöydän vieressä? Tarkoitus kun on, ettei sekoiteta työtä ja vapaa-aikaa. Isännöitsijä on ainut henkilö, joka on töissä, kun istutaan hallituksen kokousta. Kaikille muille se on vapaa-aikaa. Se tuppaa usein unohtuvan.

Minulla rullaavat ylityötunnit, mutta hallituksen jäsenet viettävät vapaa-aikaansa. Heitä ei haittaa, jos rupatellessa menee vaikka koko ilta. Aika itsekästä, kun hallituksessa kaikki miettivät vain itseään. Kukaan ei huomaa, että "hei, isännöitsijä on ollut nyt jo 10 tuntia töissä ja haluaisi varmaan päästä töistä kotiin". Eivät tajua, että on kohteliasta vapauttaa isännöitsijä työaskareista mahdollisimman pikaisesti ja jäädä sen jälkeen istumaan iltaa hallituksen jäsenten kesken.